Links

Коммуналка

Модуль «Коммуналка» автоматизирует расчет и перевыставление актов РСО (ресурсоснабжающих организаций) арендаторам пропорционально показаниям счётчиков и/или площадям помещений.

Общая логика

Единоразовые действия по настройке

1. Добавить схемы подключения счётчиков. Помещения подключаются к счётчикам, а не к договорам аренды – это позволяет инженеру настроить схемы счётчиков один раз, а не для каждого договора аренды.
Часто информация о подключении счётчиков существует только в голове у главного инженера. В pro.rent создается цифровой паспорт объекта и новым сотрудникам не придется тратить время на восстановление документации.
2. В договорах аренды отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Ежемесячные действия

  1. 1.
    Ввести показания счётчиков.
  2. 2.
    Добавить акты РСО. В них указать тарифы и загрузить их сканы.
  3. 3.
    Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам».
  4. 4.
    Проверить сформированные счета, акты и счета-фактуры, отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом.

Алгоритм расчета

Когда вы выберите нужные акты РСО (например, 3 акта: отопление, электроэнергия и водоснабжение) и нажмете «Перевыставить арендаторам»:
1. Потребление по показаниям счётчиков распределится на подключенные к ним помещения пропорционально площади:
  • Отопление и газ распределятся на все подключенные помещения независимо от их занятости. В результате отопление свободных помещений не будет распределено на действующих арендаторов.
  • Электроэнергия и водоснабжение распределятся только на занятые помещения. В результате вся электроэнергия и водоснабжение будут распределены на действующих арендаторов.
2. Потребление коммуналки в занятых помещениях будет перевыставлено арендаторам по тарифам, указанным в актах РСО.

Чек-лист единоразовой настройки

1. В разделе «Объекты -> Соответствующий объект -> Схема счётчиков» добавить схему подключения счётчиков для каждого вида коммунальных ресурсов.
Дата схемы должна быть раньше, чем первый период учета коммуналки в pro.rent. Например, если вы снимаете показания по 25 числам и хотите использовать модуль «Коммуналка» начиная с июня 2020, то схему нужно добавлять на 25 мая 2020 или раньше.
Изменения в схему (добавление/удаление/замена счётчиков) нужно вносить добавлением новой версии схемы, чтобы система с указанной даты начисляла коммуналку по новой схеме.
2. Указать на схеме все счётчики ресурсов:
  • Модель и номер. Видны арендатору в отчете с расчетом.
  • Где находится. Используется для группировки счётчиков в разделе «Показания счётчиков».
  • Подключенные к счётчику помещения. Именно на них будет распределяться сумма коммуналки.
Если ваши арендаторы должны заплатить за потребление МОП (мест общего пользования), не сданных в аренду – эти МОПы не нужно подключать к счётчику. Система распределит все потребление на арендаторов.
Если ваши арендаторы не должны заплатить за потребление МОП, не сданных в аренду – эти МОП нужно подключать к счётчику. Система распределит потребление в т.ч. и на МОПы, но они никому не сданы в аренду и эта сумма не будет распределена арендаторам. Если указанные МОПы сдать в аренду, то начисление коммуналки будет произведено.
  • Договор РСО, если счётчик стоит на учете в РСО. Используется для автоматического заполнения показаний при добавлении актов РСО.
В разделе «Содержание» можно добавить виртуальные счётчики для любых переменных услуг, например «Переменные услуги эксплуатации», если вы хотите распределять их арендаторам пропорционально площади.
3. В договорах аренды в разделе «Переменная часть» отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Чек-лист ежемесячной работы

1. Ввести показания счётчиков по каждому Объекту в разделе «Объекты -> Соответствующий объект -> Показания счётчиков»:
  • Месячные показания, которые обычно снимаются в конце месяца.
  • Промежуточные показания, которые снимаются при въезде/выезде арендатора.
Все показания указываются на конец дня.
Пример: арендатор заезжает 09.01.2020, а выезжает 08.02.2020. Нужно ввести показания на вечер 08.01.2020 и вечер 08.02.2020. Если не ввести промежуточные показания, то система посчитает их самостоятельно пропорционально количеству дней соответствующего месяца.
2. Добавить акты РСО в разделе «Коммуналка -> Акты РСО». Система автоматически заполнит:
  • Потребление по показаниям счётчиков.
  • Тариф. Он берется из предыдущего акта РСО.
Останется проверить что все верно и добавить сканы актов РСО.
3. Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам»:
  • Каждому арендатору сформируется счёт, акт и счёт-фактура.
  • К каждому счёту будет приложен подробный расчёт коммуналки и сканы актов РСО.
4. Проверить сформированные документы и отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом после экспорта в PDF.

Формат импорта Excel-файла в Справку РСО

При добавлении справки РСО вы можете импортировать ее строки из Excel-файла.
Пример импорта справки РСО.xlsx
11KB
Binary
На первом листе в самом верху должна располагаться таблица со следующими колонками:
  1. 1.
    Номер договора: номер договора аренды, по которому начисляется коммуналка. Обязательная колонка.
  2. 2.
    Дата договора: дата договора аренды, по которому начисляется коммуналка. Обязательная колонка.
  3. 3.
    Тип коммуналки: значение из списка ниже. Обязательная колонка.
    1. 1.
      Электроэнергия
    2. 2.
      Отопление
    3. 3.
      Водоснабжение
    4. 4.
      Газ
    5. 5.
      Содержание
  4. 4.
    Компонента: дополнительная компонента для типа коммуналки из списка ниже. Колонка или значение не обязательно.
    1. 1.
      Для элетроэнергии:
      1. 1.
        Мощность кВт
      2. 2.
        Передача кВт
    2. 2.
      Для водоснабжения
      1. 1.
        Компонент Гкал
      2. 2.
        Водоотведение
      3. 3.
        ПДК
      4. 4.
        Негативное воздействие
  5. 5.
    Тарифный уровень или Счетчик или Наименование: произвольная строка, которая позволяет определить различные коммунальные услуги в рамках одного типа. Колонка или значение не обязательно.
  6. 6.
    Потребление или Расход. Обязательная колонка.
  7. 7.
    Тариф: тариф без НДС. Обязательная колонка.
  8. 8.
    Сумма без НДС. Колонка или значение не обязательно – при отсутствии будет вычислено из потребления и тарифа.
  9. 9.
    Сумма с НДС. Колонка или значение не обязательно – при отсутствии будет вычислено из потребления и тарифа.
В ячейках указанных колонок не поддерживаются формулы, только фиксированные значения. Указанные колонки могут располагаться в любой последовательности. Также вы можете дополнить таблицу своими колонками с любой информацией.