Коммуналка
Модуль «Коммуналка» автоматизирует расчет и перевыставление актов РСО (ресурсоснабжающих организаций) арендаторам пропорционально показаниям счётчиков и/или площадям помещений.

Общая логика

Единоразовые действия по настройке

1. Добавить схемы подключения счётчиков. Помещения подключаются к счётчикам, а не к договорам аренды – это позволяет инженеру настроить схемы счётчиков один раз, а не для каждого договора аренды.
Часто информация о подключении счётчиков существует только в голове у главного инженера. В pro.rent создается цифровой паспорт объекта и новым сотрудникам не придется тратить время на восстановление документации.
2. В договорах аренды отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Ежемесячные действия

  1. 1.
    Ввести показания счётчиков.
  2. 2.
    Добавить акты РСО. В них указать тарифы и загрузить их сканы.
  3. 3.
    Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам».
  4. 4.
    Проверить сформированные счета, акты и счета-фактуры, отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом.

Алгоритм расчета

Когда вы выберите нужные акты РСО (например, 3 акта: отопление, электроэнергия и водоснабжение) и нажмете «Перевыставить арендаторам»:
1. Потребление по показаниям счётчиков распределится на подключенные к ним помещения пропорционально площади:
  • Отопление и газ распределятся на все подключенные помещения независимо от их занятости. В результате отопление свободных помещений не будет распределено на действующих арендаторов.
  • Электроэнергия и водоснабжение распределятся только на занятые помещения. В результате вся электроэнергия и водоснабжение будут распределены на действующих арендаторов.
2. Потребление коммуналки в занятых помещениях будет перевыставлено арендаторам по тарифам, указанным в актах РСО.

Чек-лист единоразовой настройки

1. В разделе «Объекты -> Соответствующий объект -> Схема счётчиков» добавить схему подключения счётчиков для каждого вида коммунальных ресурсов.
Дата схемы должна быть раньше, чем первый период учета коммуналки в pro.rent. Например, если вы снимаете показания по 25 числам и хотите использовать модуль «Коммуналка» начиная с июня 2020, то схему нужно добавлять на 25 мая 2020 или раньше.
Изменения в схему (добавление/удаление/замена счётчиков) нужно вносить добавлением новой версии схемы, чтобы система с указанной даты начисляла коммуналку по новой схеме.
2. Указать на схеме все счётчики ресурсов:
  • Модель и номер. Видны арендатору в отчете с расчетом.
  • Где находится. Используется для группировки счётчиков в разделе «Показания счётчиков».
  • Подключенные к счётчику помещения. Именно на них будет распределяться сумма коммуналки.
Если ваши арендаторы должны заплатить за потребление МОП (мест общего пользования), не сданных в аренду – эти МОПы не нужно подключать к счётчику. Система распределит все потребление на арендаторов.
Если ваши арендаторы не должны заплатить за потребление МОП, не сданных в аренду – эти МОП нужно подключать к счётчику. Система распределит потребление в т.ч. и на МОПы, но они никому не сданы в аренду и эта сумма не будет распределена арендаторам. Если указанные МОПы сдать в аренду, то начисление коммуналки будет произведено.
  • Договор РСО, если счётчик стоит на учете в РСО. Используется для автоматического заполнения показаний при добавлении актов РСО.
В разделе «Содержание» можно добавить виртуальные счётчики для любых переменных услуг, например «Переменные услуги эксплуатации», если вы хотите распределять их арендаторам пропорционально площади.
3. В договорах аренды в разделе «Переменная часть» отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Чек-лист ежемесячной работы

1. Ввести показания счётчиков по каждому Объекту в разделе «Объекты -> Соответствующий объект -> Показания счётчиков»:
  • Месячные показания, которые обычно снимаются в конце месяца.
  • Промежуточные показания, которые снимаются при въезде/выезде арендатора.
Все показания указываются на конец дня.
Пример: арендатор заезжает 09.01.2020, а выезжает 08.02.2020. Нужно ввести показания на вечер 08.01.2020 и вечер 08.02.2020. Если не ввести промежуточные показания, то система посчитает их самостоятельно пропорционально количеству дней соответствующего месяца.
2. Добавить акты РСО в разделе «Коммуналка -> Акты РСО». Система автоматически заполнит:
  • Потребление по показаниям счётчиков.
  • Тариф. Он берется из предыдущего акта РСО.
Останется проверить что все верно и добавить сканы актов РСО.
3. Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам»:
  • Каждому арендатору сформируется счёт, акт и счёт-фактура.
  • К каждому счёту будет приложен подробный расчёт коммуналки и сканы актов РСО.
4. Проверить сформированные документы и отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом после экспорта в PDF.