Коммуналка

Модуль «Коммуналка» автоматизирует расчет и перевыставление актов РСО (ресурсоснабжающих организаций) арендаторам пропорционально показаниям счётчиков и/или площадям помещений.

Общая логика

Единоразовые действия по настройке

1. Добавить схемы подключения счётчиков. Помещения подключаются к счётчикам, а не к договорам аренды – это позволяет инженеру настроить схемы счётчиков один раз, а не для каждого договора аренды.

Часто информация о подключении счётчиков существует только в голове у главного инженера. В pro.rent создается цифровой паспорт объекта и новым сотрудникам не придется тратить время на восстановление документации.

2. В договорах аренды отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Ежемесячные действия

1. Ввести показания счётчиков.

2. Добавить акты РСО. В них указать тарифы и загрузить их сканы.

3. Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам».

4. Проверить сформированные счета, акты и счета-фактуры, отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом.

Алгоритм расчета

Когда вы выберите нужные акты РСО (например, 3 акта: отопление, электроэнергия и водоснабжение) и нажмете «Перевыставить арендаторам»:

1. Потребление по показаниям счётчиков распределится на подключенные к ним помещения пропорционально площади:

• Отопление и газ распределятся на все подключенные помещения независимо от их занятости. В результате отопление свободных помещений не будет распределено на действующих арендаторов.

• Электроэнергия и водоснабжение распределятся только на занятые помещения. В результате вся электроэнергия и водоснабжение будут распределены на действующих арендаторов.

2. Потребление коммуналки в занятых помещениях будет перевыставлено арендаторам по тарифам, указанным в актах РСО.

Чек-лист единоразовой настройки

1. В разделе «Объекты -> Соответствующий объект -> Схема счётчиков» добавить схему подключения счётчиков для каждого вида коммунальных ресурсов.

Дата схемы должна быть раньше, чем первый период учета коммуналки в pro.rent. Например, если вы снимаете показания по 25 числам и хотите использовать модуль «Коммуналка» начиная с июня 2020, то схему нужно добавлять на 25 мая 2020 или раньше.

Изменения в схему (добавление/удаление/замена счётчиков) нужно вносить добавлением новой версии схемы, чтобы система с указанной даты начисляла коммуналку по новой схеме.

2. Указать на схеме все счётчики ресурсов:

• Модель и номер. Видны арендатору в отчете с расчетом.

• Где находится. Используется для группировки счётчиков в разделе «Показания счётчиков».

• Подключенные к счётчику помещения. Именно на них будет распределяться сумма коммуналки.

Если ваши арендаторы должны заплатить за потребление МОП (мест общего пользования), не сданных в аренду – эти МОПы не нужно подключать к счётчику. Система распределит все потребление на арендаторов.

Если ваши арендаторы не должны заплатить за потребление МОП, не сданных в аренду – эти МОП нужно подключать к счётчику. Система распределит потребление в т.ч. и на МОПы, но они никому не сданы в аренду и эта сумма не будет распределена арендаторам. Если указанные МОПы сдать в аренду, то начисление коммуналки будет произведено.

• Договор РСО, если счётчик стоит на учете в РСО. Используется для автоматического заполнения показаний при добавлении актов РСО.

В разделе «Содержание» можно добавить виртуальные счётчики для любых переменных услуг, например «Переменные услуги эксплуатации», если вы хотите распределять их арендаторам пропорционально площади.

3. В договорах аренды в разделе «Переменная часть» отметить галочками виды коммуналки, начисляемой дополнительно к основной части.

Чек-лист ежемесячной работы

1. Ввести показания счётчиков по каждому Объекту в разделе «Объекты -> Соответствующий объект -> Показания счётчиков»:

• Месячные показания, которые обычно снимаются в конце месяца.

• Промежуточные показания, которые снимаются при въезде/выезде арендатора.

Все показания указываются на конец дня.

Пример: арендатор заезжает 09.01.2020, а выезжает 08.02.2020. Нужно ввести показания на вечер 08.01.2020 и вечер 08.02.2020. Если не ввести промежуточные показания, то система посчитает их самостоятельно пропорционально количеству дней соответствующего месяца.

2. Добавить акты РСО в разделе «Коммуналка -> Акты РСО». Система автоматически заполнит:

• Потребление по показаниям счётчиков.

• Тариф. Он берется из предыдущего акта РСО.

Останется проверить что все верно и добавить сканы актов РСО.

3. Отметить галочками добавленные акты РСО и нажать «Перевыставить арендаторам»:

• Каждому арендатору сформируется счёт, акт и счёт-фактура.

• К каждому счёту будет приложен подробный расчёт коммуналки и сканы актов РСО.

4. Проверить сформированные документы и отправить их арендаторам на email или распечатать одним пакетом после экспорта в PDF.

Формат импорта Excel-файла в Справку РСО

При добавлении справки РСО вы можете импортировать ее строки из Excel-файла.

11KB

Пример импорта справки РСО.xlsx

На первом листе в самом верху должна располагаться таблица со следующими колонками:

1. Номер договора: номер договора аренды, по которому начисляется коммуналка. Обязательная колонка.

2. Дата договора: дата договора аренды, по которому начисляется коммуналка. Обязательная колонка.

3. Тип коммуналки: значение из списка ниже. Обязательная колонка.

   1. Электроэнергия

   2. Отопление

   3. Водоснабжение

   4. Газ

   5. Содержание

4. Компонента: дополнительная компонента для типа коммуналки из списка ниже. Колонка или значение не обязательно.

   1. Для элетроэнергии:

      1. Мощность кВт

      2. Передача кВт

   2. Для водоснабжения

      1. Компонент Гкал

      2. Водоотведение

      3. ПДК

      4. Негативное воздействие

5. Тарифный уровень или Счетчик или Наименование: произвольная строка, которая позволяет определить различные коммунальные услуги в рамках одного типа. Колонка или значение не обязательно.

6. Потребление или Расход. Обязательная колонка.

7. Тариф: тариф без НДС. Обязательная колонка.

8. Сумма без НДС. Колонка или значение не обязательно – при отсутствии будет вычислено из потребления и тарифа.

9. Сумма с НДС. Колонка или значение не обязательно – при отсутствии будет вычислено из потребления и тарифа.

В ячейках указанных колонок не поддерживаются формулы, только фиксированные значения. Указанные колонки могут располагаться в любой последовательности. Также вы можете дополнить таблицу своими колонками с любой информацией.