Подробнее о функциях

Какие документы формирует ваша система и как настроить шаблоны?

Pro.rent автоматически формирует документы в docx и pdf.

  1. Договор, заполняются:

    • преамбула;

    • предмет договора в виде таблицы выбранных помещений и дополнительных услуг;

    • порядок, срок, сумма оплаты;

    • приложение с планами этажей и отмеченными помещениями;

    • акт приема-передачи.

  2. Соглашение об изменениях условий договора:

    • само соглашение;

    • приложение с планами этажей и отмеченными помещениями;

    • акт возврата помещений;

    • акт передачи новых помещений.

  3. Соглашение о расторжении договора:

    • само соглашение;

    • акт возврата помещений.

  4. Счет.

  5. Акт оказанных услуг.

Как настроить шаблоны документов

Все документы формируются на основании Word-шаблонов (docx). Вы можете отредактировать существующие или добавить свои шаблоны. Это очень просто - загрузите в систему docx-файл, в котором в нужных местах вставлены переменные. Примеры переменных:

  • {Исп.ПолноеНазвание}

  • {Зак.ПолноеНазвание}

  • {СуммаИтого}

  • {СуммаИтогоПрописью}

Полный перечень переменных и примеры вы найдете в разделе Шаблоны после входа в систему.

Что фильтрует галочка "Требующие внимание"?

Задача - показать в один клик все документы, требующие действий.

Договоры

  • По состоянию:

    • Не активные. Это договоры, которые еще в стадии составления. В итоге они должны либо подписаться, либо отмениться. Не путать с договорами, активными в будущем.

    • Активные без оригинала. Бухгалтерия, суды и налоговые любят бумажные оригиналы.

    • Активные требующие регистрации. Договоры длительнее 364 дней требуют государственной регистрации.

  • По оплате:

    • Все, по которым имеется просроченная задолженность.

Счета

  • По оплате:

    • Не полностью оплаченные, срок оплаты которых в прошлом или не указан.

    • Отмененные, по которым есть оплаты.

  • По графику выставления:

    • Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

Акты

  • По подписанию:

    • На подписании.

  • По графику выставления:

    • Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

Деньги

  • По разноске:

    • Все входящие, по которым разнесена не вся сумма.

Как работает синхронизация счетов и актов с 1С?

Поддерживаются все конфигурации на платформе 8.1 и новее. Используется штатный метод, вам не нужно вносить изменения в конфигурацию 1С. Синхронизация происходит в 2 этапа.

Этап 1: экспорт счетов/актов из pro.rent.

  1. Перейдите в раздел Cчета и акты.

  2. Обязательно укажите Период и Исполнителя. Это нужно, что бы исключить случайную загрузку документов одного Исполнителя (арендодателя) в базу 1С другого Исполнителя.

  3. Нажмите Экспорт -> .

Этап 2: импорт счетов/актов в 1С.

  1. Откройте 1С версии 8.1 или выше соответствующего Исполнителя (арендодателя). Внимание! Если открыть "не ту" базу, то 1С без уведомления создаст в ней второго Исполнителя и успешно загрузит "не те" документы.

  2. Нажмите Администрирование -> Синхронизация данных.

  3. Нажмите Загрузка данных EnterpriseData.

  4. Выберите файл xml, экспортированный из Pro.rent, и выполните операцию.

1С не принимает статус счета, все загруженные счета в 1С будут "не оплачены". Как только 1С исправит это - статусы будут успешно передаваться.

Как настроить интеграцию с CIAN?

XML-фид - это быстрый и удобный способ синхронизировать базу объявлений о свободных помещениях с CIAN:

  • Pro.rent в реальном времени актуализирует содержание XML-фида.

  • CIAN каждые несколько часов анализирует XML-фид и корректирует список объявлений.

Что необходимо сделать

  1. Настроить XML-фид в Про.рент:

    1. В разделе Настройки сайта -> XML-фиды отметить какие объекты и этажи выгружать в XML-фид.

    2. Скопировать адрес XML-фида в буфер обмена.

  2. Настроить интеграцию с CAIN:

    1. Перейти на тариф "Профи" или "Базовый".

    2. Прислать на адрес import@cian.ru следующие данные:

      • адрес XML-фида.

      • идентификатор клиента;

      • указать тип выгрузки: тестовая (объявления будут доступны только из личного кабинета, деньги не снимаются) или плановая (объявления будут сразу опубликованы);

      • адрес электронной почты технического специалиста для получения отчетов об импорте; ссылки на файлы.

Скорость обработки фида

Скорость обработки каждого нового объявления - 2 секунды. Если объявление ранее уже было загружено в базу, то оно считается обновлением и, соответственно, загружается быстрее.

Средний срок обновления фида - от 1 до 6 часов, в зависимости от количества объявлений.

Как система связывает выставленные счета/акты с запланированными по графику?

Что бы система связала эти документы должны совпадать:

  1. Договор, по которому выставлены документы.

  2. Период, за который выставлены документы.

Система не сравнивает:

  1. Сумму документа, иногда она корректируется без заключения соглашения. Например, при компенсации неудобств арендатору или включении дополнительных услуг.

  2. Дату документа, иногда она корректируется.

Как настроить свои отчеты?

Вы можете за 5-15 минут построить любой отчет в Excel, экспортировав все нужные данные.

Рекомендуем изучить функции Excel:

  • Сводная таблица - автоматическая сортировка, расчет суммы или средних значений из данных.

  • ВПР и ГПР - автоматическая подстановка данных из одной таблицы в другую. Например, у вас есть список активных договоров с колонкой «Контрагент» и отдельный список Контрагентов с колонкой «Телефон». Вы можете подставить Телефон в список Договоров и передать его секретарю для обзвона.

Если вы считаете, что ваш отчет может быть полезен другим пользователям системы - пришлите пример нашей Поддержке, мы оценим его полезность и, возможно, добавим в готовые отчеты.

С какого email отправляются счета и акты Арендаторам?

Сервис отправляет письма Заказчикам (Арендаторам) с адреса Робот {НазваниеИсполнителя} <robot@pro.rent>.

В поле Reply-To (кому ответить) будет подставлен email из карточки Исполнителя. Если ваш арендатор нажмет кнопку «Ответить», то письмо придет только на ваш адрес.

Как настроить meta-keywords для поисковой оптимизации (SEO)

Никак, поисковые системы уже несколько лет не используют этот параметр.