Подробнее о функциях

Шаблоны документов

Pro.rent автоматически формирует документы в docx и pdf.

  1. Договор, заполняются:

    • преамбула;

    • предмет договора в виде таблицы выбранных помещений и дополнительных услуг;

    • порядок, срок, сумма оплаты;

    • приложение с планами этажей и отмеченными помещениями;

    • акт приема-передачи.

  2. Соглашение об изменениях условий договора:

    • само соглашение;

    • приложение с планами этажей и отмеченными помещениями;

    • акт возврата помещений;

    • акт передачи новых помещений.

  3. Соглашение о расторжении договора:

    • само соглашение;

    • акт возврата помещений.

  4. Счет.

  5. Акт оказанных услуг.

Как настроить шаблоны документов

Все документы формируются на основании Word-шаблонов (docx). Вы можете отредактировать существующие или добавить свои шаблоны. Это очень просто - загрузите в систему docx-файл, в котором в нужных местах вставлены переменные. Примеры переменных:

  • {Исп.ПолноеНазвание}

  • {Зак.ПолноеНазвание}

  • {СуммаИтого}

  • {СуммаИтогоПрописью}

Полный перечень переменных и примеры вы найдете в разделе Шаблоны после входа в систему.

Галочка "Требующие внимание"

Задача - показать в один клик все документы, требующие действий.

Договоры

  • По состоянию:

    • Не активные. Это договоры, которые еще в стадии составления. В итоге они должны либо подписаться, либо отмениться. Не путать с договорами, активными в будущем.

    • Активные без оригинала. Бухгалтерия, суды и налоговые любят бумажные оригиналы.

    • Активные требующие регистрации. Договоры длительнее 364 дней требуют государственной регистрации.

  • По оплате:

    • Все, по которым имеется просроченная задолженность.

Счета

  • По оплате:

    • Не полностью оплаченные, срок оплаты которых в прошлом или не указан.

    • Отмененные, по которым есть оплаты.

  • По графику выставления:

    • Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

Акты

  • По подписанию:

    • На подписании.

  • По графику выставления:

    • Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

Деньги

  • По разноске:

    • Все входящие, по которым разнесена не вся сумма.

Импорт денежных операций

В раздел «Деньги» можно импортировать выписки:

1. Из интернет-банка в формате 1С. Экспортируйте выписку из интернет-банка как вы это обычно делаете для 1С и импортируйте в pro.rent одноименной кнопкой в разделе «Деньги».

Иногда при импорте платежек от физ.лиц плательщиком распознаётся банк.

При отправке денег с карты физ.лица разные банки по разному указывают плательщика. Пришлите нам в Поддержку (support@pro.rent) пример вашей банковской выписки, мы научим систему работе с форматом вашего банка.

2. Из 1С с помощью универсальной обработки «Выгрузка и загрузка данных XML».

1. Скачайте и распакуйте универсальную обработку:

2. Запустите 1С. 3. Откройте универсальную обработку через Файл -> Открыть:

4. Выберите период экпортируемой выписки:

5. Поставьте галочки:

  • ПоступлениеНаРасчетныйСчет.

  • ПриходныйКассовыйОрдер (если вы принимаете деньги в кассу).

Также можно поставить галочки «СписаниеСРасчетногоСчета» и «РасходныйКассовыйОрдер», если нужны расходные операции.

Галочки «Выгружать при необходимости» НЕ снимайте.

6. Нажмите Выгрузить данные и сохраните файл:

7. Импортируйте полученный файл в pro.rent одноименной кнопкой в разделе «Деньги».

При импорте любой выписки платежи автоматически привязываются к счетам при выполнении всех пунктов:

  1. Получатель и отправитель платежа соответствуют указанным в счете.

  2. Сумма платежа равна сумме счета.

Все остальные платежи встанут в статус «Не разнесено», их легко найти и разнести вручную, установив галочку «Требующие внимание».

Нумерация документов в 1С

В настройках контрагента-исполнителя рекомендуем задать префикс, что бы в pro.rent велась параллельная сквозная нумерация. Например:

  • счета и акты, созданные в 1С: 1, 2, 3 и т.д.;

  • счета и акты, созданные в pro.rent: А-1, А-2, А-3 и т.д.

Номер счета-фактуры, созданного в pro.rent, будет соответствовать номеру акта, т.е. будет такая же параллельная сквозная нумерация, как со счетами и актами.

ГАРАНТ поддерживает эту позицию:

Налогоплательщик имеет право самостоятельно установить порядок (способ) присвоения номеров счетам-фактурам исходя из особенностей своей финансово-хозяйственной деятельности и с учетом фактически сложившегося порядка оформления первичных документов (в том числе применения символов), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения.

Источник: http://www.garant.ru/consult/nalog/1261917/

Если вы хотите единую сквозную нумерацию счетов-фактур без префиксов - отключите их формирование в pro.rent и вручную создавайте в 1С после импорта актов.

Экспорт документов в 1С

Поддерживаются конфигурации на платформе 8.1 и новее:

  1. 1С: ERP Управление предприятием 2.0

  2. 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

  3. 1С: Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0

  4. 1С: Розница, редакция 2.0

  5. 1С: Управление торговлей базовая , редакция 11

  6. 1С: Управление торговлей, редакция 11

Используется штатный формат EnterpriseData, вам не нужно вносить изменения в конфигурацию 1С. Синхронизация происходит в 2 этапа.

Этап 1: экспорт счетов/актов из pro.rent.

  1. Перейдите в раздел Cчета и акты.

  2. Обязательно укажите Период и Исполнителя. Это нужно, что бы исключить случайную загрузку документов одного Исполнителя (арендодателя) в базу 1С другого Исполнителя.

  3. Нажмите Экспорт -> .

Этап 2: импорт счетов/актов в 1С.

  1. Откройте 1С версии 8.1 или выше соответствующего Исполнителя (арендодателя). Внимание! Если открыть "не ту" базу, то 1С без уведомления создаст в ней второго Исполнителя и успешно загрузит "не те" документы.

  2. Нажмите Администрирование -> Синхронизация данных.

  3. Нажмите Загрузка данных EnterpriseData.

  4. Выберите файл xml, экспортированный из Pro.rent, и выполните операцию.

1С не принимает статус счета, все загруженные счета в 1С будут "не оплачены". Как только 1С исправит это - статусы будут успешно передаваться.

Интеграция с CIAN

XML-фид - это быстрый и удобный способ синхронизировать базу объявлений о свободных помещениях с CIAN:

  • Pro.rent в реальном времени актуализирует содержание XML-фида.

  • CIAN каждые несколько часов анализирует XML-фид и корректирует список объявлений.

  • Стоимость объявлений, созданных автоматически из XML-фида, равна стоимости объявлений, созданных вручную и списывается CIAN'ом с вашего баланса на CIAN.

Этап 1 - настроить XML-фид в Про.рент

  1. В разделе Настройки сайта -> XML-фиды отметить какие объекты и этажи выгружать в XML-фид.

  2. Скопировать ссылку XML-фида в буфер обмена для настройки на стороне CIAN.

Рассмотрим вариант, когда на одном этаже свободно:

  1. Офис 101 площадью 50 м².

  2. Офис 102 площадью 75 м².

  3. Склад 103 площадью 100 м².

  4. Склад 104 площадью 150 м².

Выгружать по помещениям Каждое полезное свободное помещение выгружается отдельным лотом на сайт объявлений. Служебные помещения в XML-фид не включаются.

Выгружать единой записью Единая запись нужна на случай, если потенциальный арендатор ищет большую площадь и в сумме она есть, например склад 200-250 м².

Особенности:

  • Если на этаже свободны все помещения и они одного типа, то в «единую запись» включаются служебные помещения: коридоры, санузлы и т.п. Система полагает, что вы хотите сдать весь этаж.

  • Если хотя бы одно помещение на этаже занято или есть несколько разных типов, то служебные помещения НЕ включаются в «единую запись». Для каждого типа создается отдельный лот.

  • В описание лота вставляется текст из описания секции. Если секций нет, то вставляется описание объекта.

В данном примере будет создано 2 лота:

  1. Офис площадью 125 м².

  2. Склад площадью 250 м².

Этап 2 - настроить интеграцию со стороны CIAN

  1. Перейти на тариф "Профи" или "Базовый".

  2. Прислать на адрес import@cian.ru следующие данные:

    • адрес XML-фида.

    • идентификатор клиента;

    • указать тип выгрузки: тестовая (объявления будут доступны только из личного кабинета, деньги не снимаются) или плановая (объявления будут сразу опубликованы);

    • адрес электронной почты технического специалиста для получения отчетов об импорте; ссылки на файлы.

Скорость обработки фида

Скорость обработки каждого нового объявления - 2 секунды. Если объявление ранее уже было загружено в базу, то оно считается обновлением и, соответственно, загружается быстрее.

Средний срок обновления фида - от 1 до 6 часов, в зависимости от количества объявлений.

Связь выставленных счетов/актов с запланированными по графику

Что бы система связала эти документы должны совпадать:

  1. Договор, по которому выставлены документы.

  2. Период, за который выставлены документы.

Система не сравнивает:

  1. Сумму документа, иногда она корректируется без заключения соглашения. Например, при компенсации неудобств арендатору или включении дополнительных услуг.

  2. Дату документа, иногда она корректируется.

Например, вы вручную создали счет с периодом 01.02.2020-19.02.2020. При автосоздании счета за февраль система посчитает, что период 1-19.02.2020 уже выставлен и выставит счет только за 20-29.02.2020. Сумма счета посчитается как 9/29 от суммы за весь февраль независимо от суммы счета, выставленного вручную.

Как настроить свои отчеты?

Вы можете за 5-15 минут построить любой отчет в Excel, экспортировав все нужные данные.

Рекомендуем изучить функции Excel:

  • Сводная таблица - автоматическая сортировка, расчет суммы или средних значений из данных.

  • ВПР и ГПР - автоматическая подстановка данных из одной таблицы в другую. Например, у вас есть список активных договоров с колонкой «Контрагент» и отдельный список Контрагентов с колонкой «Телефон». Вы можете подставить Телефон в список Договоров и передать его секретарю для обзвона.

Если вы считаете, что ваш отчет может быть полезен другим пользователям системы - пришлите пример нашей Поддержке, мы оценим его полезность и, возможно, добавим в готовые отчеты.

E-mail отправителя счетов и актов арендаторам

Сервис отправляет письма Заказчикам (Арендаторам) с адреса Робот {НазваниеИсполнителя} <robot@pro.rent>.

В поле Reply-To (кому ответить) будет подставлен email из карточки Исполнителя. Если ваш арендатор нажмет кнопку «Ответить», то письмо придет только на ваш адрес.