Подробнее о функциях
Галочка «Требующие внимания»
Задача – показать в один клик все документы, требующие действий.
Договоры
- По состоянию:
- Не активные. Это договоры, которые еще в стадии составления. В итоге они должны либо подписаться, либо отмениться. Не путать с договорами, активными в будущем.
- Активные без оригинала. Бухгалтерия, суды и налоговые любят бумажные оригиналы.
- Активные требующие регистрации. Договоры длительнее 364 дней требуют государственной регистрации.
- По оплате:
- Все, по которым имеется просроченная задолженность.
Счета
- По оплате:
- Не полностью оплаченные, срок оплаты которых в прошлом или не указан.
- Отмененные, по которым есть оплаты.
- По графику выставления:
- Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.
Акты
- По подписанию:
- На подписании.
- По графику выставления:
- Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.
Деньги
- По разноске:
- Все входящие, по которым разнесена не вся сумма.
Уведомления от системы
Система отправляет уведомления на email. Функция отправки через SMS и WhatsApp запланирована, но пока не реализована.
Событие
Когда и кому уведомление
Договоры
Начало действия доп.соглашения
Когда:
- 1.За N дней (настраивается в каждом соглашении).
- 2.В день начала действия соглашения.
Кому:
- Ответственному менеджеру по договору.
- Заказчику по договору.
Окончание договора
Когда:
- 1.За N дней (настраивается в каждом договоре).
- 2.В последний день договора.
Кому:
- Ответственному менеджеру по договору.
- Заказчику по договору.
Счета и акты
Автовыставление счетов и актов
Когда:
- 1.В момент автовыставления документов по графику. Документы формируются в 00:00UTC+0.
Кому:
- Ответственным менеджерам по договорам. Каждому будет отправлено 1 письмо со сводной информацией о всех выставленных документах.
- Отдельное письмо каждому заказчику по договорам. Отправляется только если включена автоотправка документов, которая настраивается индивидуально в редактировании каждого договора. Список получателей настраивается в карточке контрагента-заказчика.
Экспорт документов из pro.rent в 1С
Автоформирование экспорта по расписанию
Когда:
- 1.В момент формирования экспорта для 1С.Периодичность (например, по первым числам месяца за прошлый месяц) настраивается в Настройки портала –> Экспорт в 1С.
Кому:
- На email, указанный в настройках Экспорта в 1С.
Публичный сайт
Заполнение формы обратной связи
Кому:
- Менеджеру объекта/секции.
- Публичный email, указанный на сайте.
Служебные уведомления
Создание, изменение или удаление сотрудника
Кому:
- Каждому измененному сотруднику.
Изменение тарифа аккаунта pro.rent
Кому:
- Всем сотрудникам с правами «Владелец».
- Всем сотрудникам с правами «Тариф и оплата».
Окончание тарифа аккаунта pro.rent
Когда:
- 1.При помесячной оплате: за 0, 7 и 14 дней.
- 2.При годовой оплате: за 0, 7, 14, 21 и 28 дней.
Кому:
- Всем сотрудникам с правами «Владелец».
- Всем сотрудникам с правами «Тариф и оплата».
Интеграция с CIAN
XML-фид - это быстрый и удобный способ синхронизировать базу объявлений о свободных помещениях с CIAN:
- Pro.rent в реальном времени актуализирует содержание XML-фида.
- CIAN каждые несколько часов анализирует XML-фид и корректирует список объявлений.
- Стоимость объявлений, созданных автоматически из XML-фида, равна стоимости объявлений, созданных вручную и списывается CIAN'ом с вашего баланса на CIAN.
Этап 1: настроить XML-фид в Про.рент
- 1.
- 2.Скопировать ссылку XML-фида в буфер обмена для настройки на стороне CIAN.
Рассмотрим вариант, когда на одном этаже свободно:
- 1.Офис 101 площадью 50 м².
- 2.Офис 102 площадью 75 м².
- 3.Склад 103 площадью 100 м².
- 4.Склад 104 площадью 150 м².
Выгружать по помещениям
Каждое полезное свободное помещение выгружается отдельным лотом на сайт объявлений.
Служебные помещения в XML-фид не включаются.
Выгружать единой записью
Единая запись нужна на случай, если потенциальный арендатор ищет большую площадь и в сумме она есть, например склад 200-250 м².
Особенности:
- Если на этаже свободны все помещения и они одного типа, то в «единую запись» включаются служебные помещения: коридоры, санузлы и т.п. Система полагает, что вы хотите сдать весь этаж.
- Если хотя бы одно помещение на этаже занято или есть несколько разных типов, то служебные помещения НЕ включаются в «единую запись». Для каждого типа создается отдельный лот.
- В описание лота вставляется текст из описания секции. Если секций нет, то вставляется описание объекта.
В данном примере будет создано 2 лота:
- 1.Офис площадью 125 м².
- 2.Склад площадью 250 м².
Этап 2: настроить интеграцию со стороны CIAN
- 1.Перейти на тариф «Профи» или «Базовый».
- 2.Прислать на адрес [email protected] следующие данные:
- адрес XML-фида.
- идентификатор клиента;
- указать тип выгрузки: тестовая (объявления будут доступны только из личного кабинета, деньги не снимаются) или плановая (объявления будут сразу опубликованы);
- адрес электронной почты технического специалиста для получения отчетов об импорте; ссылки на файлы.
Скорость обработки фида
Скорость обработки каждого нового объявления - 2 секунды. Если объявление ранее уже было загружено в базу, то оно считается обновлением и, соответственно, загружается быстрее.
Средний срок обновления фида - от 1 до 6 часов, в зависимости от количества объявлений.
Интеграция с amoCRM и Битрикс24
Мы делим процессы аренды на 2 блока:
В упрощенном виде этап до заключения договора аренды можно контролировать и в Pro.rent, у нас можно добавить договор в статусе «Черновик» и «Забронировано», прикрепить интересующие помещения и контакты. Все заметки можно указывать в поле «Комментарий».
amoCRM или Битрикс24 делают это намного удобнее за счет интеграции с IP-телефонией, email и мессенджерами, в итоге вся история общения с арендатором будет в единой карточке.
2. Ежемесячное обслуживание заключенного договора аренды.
Этот процесс контролируется напрямую в Pro.rent:
- 1.Ежемесячные счета и акты.
- 2.Контроль дебиторки.
- 3.Напоминание об окончании договора.
- 4.Заключение соглашений, например, на изменение стоимости.
Интеграция Pro.rent c amoCRM
Общий принцип интеграции:
- В amoCRM устанавливается виджет Pro.rent.
- Один раз в настройках сопоставляете статусы договоров аренды Pro.rent со этапами сделок amoCRM.
- Добавляете договоры аренды прямо из интерфейса amoCRM.
- При перемещении сделки по этапам amoCRM статус договора (бронь, на подписании, подписан, зарегистрирован) в Pro.rent будет меняться автоматически.
Интеграция Pro.rent c Битрикс24
Общий принцип интеграции:
- 1.Один раз в настройках добавляете в карточку сделки Битрикс24 поле «Ссылка на договор Pro.rent».
- 2.Для создание договора аренды менеджер заходит в Pro.rent и создает его.
- 3.В Pro.rent для каждого договора в строке браузера отображается уникальная ссылка, копируете ее в карточку сделки Битрикс24.
- 4.Теперь при просмотре карточки сделки Битрикс24 можно в 1 клик перейти в карточку договора.
В планах развития Pro.rent есть улучшение интеграции с Битрикс24, что бы можно было создавать договоры прямо из интерфейса Битрикс24 без перехода в Pro.rent.
Сейчас у нас есть платные клиенты, использующие Pro.rent+amoCRM, а Pro.rent+Битрикс24 используют только бесплатные клиенты. Как только появится платный клиент, который скажет, что им нужна более тесная интеграция с Битрикс24 - мы поднимем приоритет этой задачи.
Связь выставленных счетов/актов с запланированными по графику
Что бы система связала эти документы должны совпадать:
- 1.Договор, по которому выставлены документы.
- 2.Период, за который выставлены документы.
Система не сравнивает:
- 1.Сумму документа, иногда она корректируется без заключения соглашения. Например, при компенсации неудобств арендатору или включении дополнительных услуг.
- 2.Дату документа, иногда она корректируется.
Например, вы вручную создали счет с периодом 01.02.2020-19.02.2020. При автосоздании счета за февраль система посчитает, что период 1-19.02.2020 уже выставлен и выставит счет только за 20-29.02.2020. Сумма счета посчитается как 9/29 от суммы за весь февраль независимо от суммы счета, выставленного вручную.
Как настроить свои отчеты?
Вы можете за 5-15 минут построить любой отчет в Excel, экспортировав все нужные данные.
Рекомендуем изучить функции Excel:
- Сводная таблица - автоматическая сортировка, расчет суммы или средних значений из данных.
- ВПР и ГПР - автоматическая подстановка данных из одной таблицы в другую. Например, у вас есть список активных договоров с колонкой «Контрагент» и отдельный список Контрагентов с колонкой «Телефон». Вы можете подставить Телефон в список Договоров и передать его секретарю для обзвона.
Если вы считаете, что ваш отчет может быть полезен другим пользователям системы - пришлите пример нашей Поддержке, мы оценим его полезность и, возможно, добавим в готовые отчеты.
E-mail отправителя счетов и актов арендаторам
Сервис отправляет письма Заказчикам (Арендаторам) с адреса
Робот {НазваниеИсполнителя} <[email protected]>.В поле
Reply-To (кому ответить) будет подставлен email из карточки Исполнителя. Если ваш арендатор нажмет кнопку «Ответить», то письмо придет только на ваш адрес.
Last modified 14d ago