Шаблоны документов

Pro.rent автоматически формирует документы в docx и pdf.

1. Договор, заполняются:

   • преамбула;

   • предмет договора в виде таблицы выбранных помещений и дополнительных услуг;

   • порядок, срок, сумма оплаты;

   • приложение с планами этажей и отмеченными помещениями;

   • акт приема-передачи.

2. Соглашение об изменениях условий договора:

   • само соглашение;

   • приложение с планами этажей и отмеченными помещениями;

   • акт возврата помещений;

   • акт передачи новых помещений.

3. Соглашение о расторжении договора:

   • само соглашение;

   • акт возврата помещений.

4. Счет.

5. Акт оказанных услуг.

Как настроить шаблоны документов

Все документы формируются на основании Word-шаблонов (docx). Вы можете отредактировать существующие или добавить свои шаблоны. Это очень просто - загрузите в систему docx-файл, в котором в нужных местах вставлены переменные. Примеры переменных:

• {Исп.ПолноеНазвание}

• {Зак.ПолноеНазвание}

• {СуммаИтого}

• {СуммаИтогоПрописью}

Полный перечень переменных и примеры вы найдете в разделе Шаблоны после входа в систему.

Галочка "Требующие внимание"

Задача - показать в один клик все документы, требующие действий.

Договоры

• По состоянию:

  • Не активные. Это договоры, которые еще в стадии составления. В итоге они должны либо подписаться, либо отмениться. Не путать с договорами, активными в будущем.

  • Активные без оригинала. Бухгалтерия, суды и налоговые любят бумажные оригиналы.

  • Активные требующие регистрации. Договоры длительнее 364 дней требуют государственной регистрации.

• По оплате:

  • Все, по которым имеется просроченная задолженность.

Счета

• По оплате:

  • Не полностью оплаченные, срок оплаты которых в прошлом или не указан.

  • Отмененные, по которым есть оплаты.

• По графику выставления:

  • Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

Акты

• По подписанию:

  • На подписании.

• По графику выставления:

  • Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

Деньги

• По разноске:

  • Все входящие, по которым разнесена не вся сумма.

Импорт денежных операций

В раздел «Деньги» можно импортировать выписки:

1. Из интернет-банка в формате 1С. Экспортируйте выписку из интернет-банка как вы это обычно делаете для 1С и импортируйте в pro.rent одноименной кнопкой в разделе «Деньги».

2. Из 1С с помощью универсальной обработки «Выгрузка и загрузка данных XML».

1. Скачайте и распакуйте универсальную обработку:

2. Запустите 1С. 3. Откройте универсальную обработку через Файл -> Открыть:

4. Выберите период экпортируемой выписки:

5. Поставьте галочки:

• ПоступлениеНаРасчетныйСчет.

• ПриходныйКассовыйОрдер (если вы принимаете деньги в кассу).

Также можно поставить галочки «СписаниеСРасчетногоСчета» и «РасходныйКассовыйОрдер», если нужны расходные операции.

Галочки «Выгружать при необходимости» НЕ снимайте.

6. Нажмите Выгрузить данные и сохраните файл:

7. Импортируйте полученный файл в pro.rent одноименной кнопкой в разделе «Деньги».

При импорте любой выписки платежи автоматически привязываются к счетам при выполнении всех пунктов:

1. Получатель и отправитель платежа соответствуют указанным в счете.

2. Сумма платежа равна сумме счета.

Все остальные платежи встанут в статус «Не разнесено», их легко найти и разнести вручную, установив галочку «Требующие внимание».

Нумерация документов в 1С

В настройках контрагента-исполнителя рекомендуем задать префикс, что бы в pro.rent велась параллельная сквозная нумерация. Например:

• счета и акты, созданные в 1С: 1, 2, 3 и т.д.;

• счета и акты, созданные в pro.rent: А-1, А-2, А-3 и т.д.

Номер счета-фактуры, созданного в pro.rent, будет соответствовать номеру акта, т.е. будет такая же параллельная сквозная нумерация, как со счетами и актами.

ГАРАНТ поддерживает эту позицию:

Налогоплательщик имеет право самостоятельно установить порядок (способ) присвоения номеров счетам-фактурам исходя из особенностей своей финансово-хозяйственной деятельности и с учетом фактически сложившегося порядка оформления первичных документов (в том числе применения символов), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения.

Источник: http://www.garant.ru/consult/nalog/1261917/​

Если вы хотите единую сквозную нумерацию счетов-фактур без префиксов - отключите их формирование в pro.rent и вручную создавайте в 1С после импорта актов.

Экспорт документов в 1С

Поддерживаются конфигурации на платформе 8.1 и новее:

1. 1С: ERP Управление предприятием 2.0

2. 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

3. 1С: Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0

4. 1С: Розница, редакция 2.0

5. 1С: Управление торговлей базовая , редакция 11

6. 1С: Управление торговлей, редакция 11

Используется штатный формат EnterpriseData, вам не нужно вносить изменения в конфигурацию 1С. Синхронизация происходит в 2 этапа.

Этап 1: экспорт счетов/актов из pro.rent.

1. Перейдите в раздел Cчета и акты.

2. Обязательно укажите Период и Исполнителя. Это нужно, что бы исключить случайную загрузку документов одного Исполнителя (арендодателя) в базу 1С другого Исполнителя.

3. Нажмите Экспорт -> 1С.

Этап 2: импорт счетов/актов в 1С.

1. Откройте 1С версии 8.1 или выше соответствующего Исполнителя (арендодателя). Внимание! Если открыть "не ту" базу, то 1С без уведомления создаст в ней второго Исполнителя и успешно загрузит "не те" документы.

2. Нажмите Администрирование -> Синхронизация данных.

3. Нажмите Загрузка данных EnterpriseData.

4. Выберите файл xml, экспортированный из Pro.rent, и выполните операцию.

Интеграция с CIAN

XML-фид - это быстрый и удобный способ синхронизировать базу объявлений о свободных помещениях с CIAN:

• Pro.rent в реальном времени актуализирует содержание XML-фида.

• CIAN каждые несколько часов анализирует XML-фид и корректирует список объявлений.

• Стоимость объявлений, созданных автоматически из XML-фида, равна стоимости объявлений, созданных вручную и списывается CIAN'ом с вашего баланса на CIAN.

Этап 1 - настроить XML-фид в Про.рент

1. В разделе Настройки сайта -> XML-фиды отметить какие объекты и этажи выгружать в XML-фид.

2. Скопировать ссылку XML-фида в буфер обмена для настройки на стороне CIAN.

Рассмотрим вариант, когда на одном этаже свободно:

1. Офис 101 площадью 50 м².

2. Офис 102 площадью 75 м².

3. Склад 103 площадью 100 м².

4. Склад 104 площадью 150 м².

Выгружать по помещениям Каждое полезное свободное помещение выгружается отдельным лотом на сайт объявлений. Служебные помещения в XML-фид не включаются.

Выгружать единой записью Единая запись нужна на случай, если потенциальный арендатор ищет большую площадь и в сумме она есть, например склад 200-250 м².

Особенности:

• Если на этаже свободны все помещения и они одного типа, то в «единую запись» включаются служебные помещения: коридоры, санузлы и т.п. Система полагает, что вы хотите сдать весь этаж.

• Если хотя бы одно помещение на этаже занято или есть несколько разных типов, то служебные помещения НЕ включаются в «единую запись». Для каждого типа создается отдельный лот.

• В описание лота вставляется текст из описания секции. Если секций нет, то вставляется описание объекта.

В данном примере будет создано 2 лота:

1. Офис площадью 125 м².

2. Склад площадью 250 м².

Этап 2 - настроить интеграцию со стороны CIAN

1. Перейти на тариф "Профи" или "Базовый".

2. Прислать на адрес import@cian.ru следующие данные:

   • адрес XML-фида.

   • идентификатор клиента;

   • указать тип выгрузки: тестовая (объявления будут доступны только из личного кабинета, деньги не снимаются) или плановая (объявления будут сразу опубликованы);

   • адрес электронной почты технического специалиста для получения отчетов об импорте; ссылки на файлы.

Скорость обработки фида

Скорость обработки каждого нового объявления - 2 секунды. Если объявление ранее уже было загружено в базу, то оно считается обновлением и, соответственно, загружается быстрее.

Средний срок обновления фида - от 1 до 6 часов, в зависимости от количества объявлений.

Связь выставленных счетов/актов с запланированными по графику

Что бы система связала эти документы должны совпадать:

1. Договор, по которому выставлены документы.

2. Период, за который выставлены документы.

Система не сравнивает:

1. Сумму документа, иногда она корректируется без заключения соглашения. Например, при компенсации неудобств арендатору или включении дополнительных услуг.

2. Дату документа, иногда она корректируется.

Например, вы вручную создали счет с периодом 01.02.2020-19.02.2020. При автосоздании счета за февраль система посчитает, что период 1-19.02.2020 уже выставлен и выставит счет только за 20-29.02.2020. Сумма счета посчитается как 9/29 от суммы за весь февраль независимо от суммы счета, выставленного вручную.

Как настроить свои отчеты?

Вы можете за 5-15 минут построить любой отчет в Excel, экспортировав все нужные данные.

Рекомендуем изучить функции Excel:

• Сводная таблица - автоматическая сортировка, расчет суммы или средних значений из данных.

• ВПР и ГПР - автоматическая подстановка данных из одной таблицы в другую. Например, у вас есть список активных договоров с колонкой «Контрагент» и отдельный список Контрагентов с колонкой «Телефон». Вы можете подставить Телефон в список Договоров и передать его секретарю для обзвона.

E-mail отправителя счетов и актов арендаторам

Сервис отправляет письма Заказчикам (Арендаторам) с адреса Робот {НазваниеИсполнителя} <robot@pro.rent>.

В поле Reply-To (кому ответить) будет подставлен email из карточки Исполнителя. Если ваш арендатор нажмет кнопку «Ответить», то письмо придет только на ваш адрес.