# Подробнее о функциях

## Галочка «Требующие внимания» <a href="#attention" id="attention"></a>

Задача – показать в один клик все документы, требующие действий.

#### Договоры

* По состоянию:
  * Не активные.\
    Это договоры, которые еще в стадии составления. В итоге они должны либо подписаться, либо отмениться. Не путать с договорами, активными в будущем.
  * Активные без оригинала.\
    Бухгалтерия, суды и налоговые любят бумажные оригиналы.
  * Активные требующие регистрации.\
    Договоры длительнее 364 дней требуют государственной регистрации.
* По оплате:
  * Все, по которым имеется просроченная задолженность.

#### Счета

* По оплате:
  * Не полностью оплаченные, срок оплаты которых в прошлом или не указан.
  * Отмененные, по которым есть оплаты.
* По графику выставления:
  * Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

#### Акты

* По подписанию:
  * На подписании.
* По графику выставления:
  * Все невыставленные, плановая дата которых сегодня или в прошлом.

#### Деньги

* По разноске:
  * Все входящие, по которым разнесена не вся сумма.

## Уведомления от системы <a href="#notifications" id="notifications"></a>

Система отправляет уведомления на email. Функция отправки через SMS и WhatsApp запланирована, но пока не реализована.

| Событие                                     | Когда и кому уведомление                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            |
| ------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Договоры**                                |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     |
| Начало действия доп.соглашения              | <p>Когда:</p><ol><li>За N дней (настраивается в каждом соглашении).</li><li>В день начала действия соглашения.</li></ol><p>Кому:</p><ul><li>Ответственному менеджеру по договору.</li><li>Заказчику по договору.</li></ul>                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          |
| Окончание договора                          | <p>Когда:</p><ol><li>За N дней (настраивается в каждом договоре).</li><li>В последний день договора.</li></ol><p>Кому:</p><ul><li>Ответственному менеджеру по договору.</li><li>Заказчику по договору.</li></ul>                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    |
| **Счета и акты**                            |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     |
| Автовыставление счетов и актов              | <p>Когда:</p><ol><li>В момент автовыставления документов по графику. Документы формируются в 00:00UTC+0.</li></ol><p>Кому:</p><ul><li>Ответственным менеджерам по договорам. Каждому будет отправлено 1 письмо со сводной информацией о всех выставленных документах.</li><li>Отдельное письмо каждому заказчику по договорам.<br>Отправляется только если включена автоотправка документов, которая настраивается индивидуально в редактировании каждого договора.<br>Список получателей настраивается в карточке контрагента-заказчика.</li></ul> |
| **Экспорт документов из pro.rent в 1С**     |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     |
| Автоформирование экспорта по расписанию     | <p>Когда:</p><ol><li><p>В момент формирования экспорта для 1С.</p><p>Периодичность (например, по первым числам месяца за прошлый месяц) настраивается в <a href="https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings/export-schedules">Настройки портала –> Экспорт в 1С</a>.</p></li></ol><p>Кому:</p><ul><li>На email, указанный в настройках Экспорта в 1С.</li></ul>                                                                                                                                                                           |
| **Публичный сайт**                          |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     |
| Заполнение формы обратной связи             | <p>Кому:</p><ul><li>Менеджеру объекта/секции.</li><li>Публичный email, указанный на сайте.</li></ul>                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                |
| **Служебные уведомления**                   |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     |
| Создание, изменение или удаление сотрудника | <p>Кому:</p><ul><li>Каждому измененному сотруднику.</li></ul>                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       |
| Изменение тарифа аккаунта pro.rent          | <p>Кому:</p><ul><li>Всем сотрудникам с правами «Владелец».</li><li>Всем сотрудникам с правами «Тариф и оплата».</li></ul>                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           |
| Окончание тарифа аккаунта pro.rent          | <p>Когда:</p><ol><li>При помесячной оплате: за 0, 7 и 14 дней.</li><li>При годовой оплате: за 0, 7, 14, 21 и 28 дней.</li></ol><p>Кому:</p><ul><li>Всем сотрудникам с правами «Владелец».</li><li>Всем сотрудникам с правами «Тариф и оплата».</li></ul>                                                                                                                                                                                                                                                                                            |

## Интеграция с CIAN <a href="#cian" id="cian"></a>

XML-фид - это быстрый и удобный способ синхронизировать базу объявлений о свободных помещениях с CIAN:

* Pro.rent в реальном времени актуализирует содержание XML-фида.
* CIAN каждые несколько часов анализирует XML-фид и корректирует список объявлений.
* Стоимость объявлений, созданных автоматически из XML-фида, равна стоимости объявлений, созданных вручную и списывается CIAN'ом с вашего баланса на CIAN.

**Этап 1: настроить XML-фид в Про.рент**

1. В разделе [Настройки сайта -> XML-фиды](https://portal.pro.rent/subscription/site-settings/feeds) отметить какие объекты и этажи выгружать в XML-фид.
2. Скопировать ссылку XML-фида в буфер обмена для настройки на стороне CIAN.

![](https://3177901511-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LONwIU7ypQow2YnrlFG%2F-M-8XtEeT1D3EGHSpy9-%2F-M-8clYk5omxW_ggq-IX%2F4.2.%20XML-%D1%84%D0%B8%D0%B4%D1%8B.png?alt=media\&token=8ff2959b-9054-4338-b2ca-d943e3c5f7cf)

Рассмотрим вариант, когда на одном этаже свободно:

1. Офис 101 площадью 50 м².
2. Офис 102 площадью 75 м².
3. Склад 103 площадью 100 м².
4. Склад 104 площадью 150 м².

**Выгружать по помещениям**\
Каждое полезное свободное помещение выгружается отдельным лотом на сайт объявлений.\
Служебные помещения в XML-фид не включаются.

**Выгружать единой записью**\
Единая запись нужна на случай, если потенциальный арендатор ищет большую площадь и в сумме она есть, например склад 200-250 м².

Особенности:

* Если на этаже свободны все помещения и они одного типа, то в «единую запись» включаются служебные помещения: коридоры, санузлы и т.п. Система полагает, что вы хотите сдать весь этаж.
* Если хотя бы одно помещение на этаже занято или есть несколько разных типов, то служебные помещения НЕ включаются в «единую запись». Для каждого типа создается отдельный лот.
* В описание лота вставляется текст из описания секции. Если секций нет, то вставляется описание объекта.

В данном примере будет создано 2 лота:

1. Офис площадью 125 м².
2. Склад площадью 250 м².

**Этап 2: настроить интеграцию со стороны CIAN**

1. Перейти на тариф «Профи» или «Базовый».
2. Прислать на адрес <import@cian.ru> следующие данные:
   * адрес XML-фида.
   * идентификатор клиента;
   * указать тип выгрузки: тестовая (объявления будут доступны только из личного кабинета, деньги не снимаются) или плановая (объявления будут сразу опубликованы);
   * адрес электронной почты технического специалиста для получения отчетов об импорте;\
     ссылки на файлы.

#### Скорость обработки фида

Скорость обработки каждого нового объявления - 2 секунды. Если объявление ранее уже было загружено в базу, то оно считается обновлением и, соответственно, загружается быстрее.

Средний срок обновления фида - от 1 до 6 часов, в зависимости от количества объявлений.

{% hint style="info" %}
Подробнее: <https://www.cian.ru/help/cian-for-professionals/xml-rules/>.
{% endhint %}

## Интеграция с amoCRM и **Битрикс**24 <a href="#amocrm-bitrix24" id="amocrm-bitrix24"></a>

Мы делим процессы аренды на 2 блока:

1. Заключение договора аренды: от лида до подписанного договора.\
Этот процесс удобно контролировать в [amoCRM.ru](https://www.amocrm.ru/) или [Битрикс24](https://www.bitrix24.ru/).

{% hint style="info" %}
В упрощенном виде этап до заключения договора аренды можно контролировать и в Pro.rent, у нас можно добавить договор в статусе «Черновик» и «Забронировано», прикрепить интересующие помещения и контакты. Все заметки можно указывать в поле «Комментарий».\
\
amoCRM или Битрикс24 делают это намного удобнее за счет интеграции с IP-телефонией, email и мессенджерами, в итоге вся история общения с арендатором будет в единой карточке.
{% endhint %}

2\. Ежемесячное обслуживание заключенного договора аренды.\
Этот процесс контролируется напрямую в Pro.rent:

1. Ежемесячные счета и акты.
2. Контроль дебиторки.
3. Напоминание об окончании договора.
4. Заключение соглашений, например, на изменение стоимости.

#### **Интеграция Pro.rent c amoCRM** <a href="#amocrm" id="amocrm"></a>

Общий принцип интеграции:

* В amoCRM устанавливается виджет Pro.rent.
* Один раз в настройках сопоставляете статусы договоров аренды Pro.rent со этапами сделок amoCRM.
* Добавляете договоры аренды прямо из интерфейса amoCRM.
* При перемещении сделки по этапам amoCRM статус договора (бронь, на подписании, подписан, зарегистрирован) в Pro.rent будет меняться автоматически.

![](https://3177901511-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LONwIU7ypQow2YnrlFG%2F-MGhvOMQyCkZ7508qFVq%2F-MGhx41sRgSYNHiKAuk-%2F%D0%92%D0%B8%D0%B4%D0%B6%D0%B5%D1%82%20Pro.rent%20%D0%B2%20amocRM.jpg?alt=media\&token=cb6f9540-0a97-4bf6-a375-fb5acf9ffe56)

#### **Интеграция Pro.rent c Битрикс24** <a href="#bitrix24" id="bitrix24"></a>

Общий принцип интеграции:

1. Один раз в настройках добавляете в карточку сделки Битрикс24 поле «Ссылка на договор Pro.rent».
2. Для создание договора аренды менеджер заходит в Pro.rent и создает его.
3. В Pro.rent для каждого договора в строке браузера отображается уникальная ссылка, копируете ее в карточку сделки Битрикс24.
4. Теперь при просмотре карточки сделки Битрикс24 можно в 1 клик перейти в карточку договора.

В планах развития Pro.rent есть улучшение интеграции с Битрикс24, что бы можно было создавать договоры прямо из интерфейса Битрикс24 без перехода в Pro.rent.

Сейчас у нас есть платные клиенты, использующие Pro.rent+amoCRM, а Pro.rent+Битрикс24 используют только бесплатные клиенты.  Как только появится платный клиент, который скажет, что им нужна более тесная интеграция с Битрикс24 - мы поднимем приоритет этой задачи.

## Связь выставленных счетов/актов с запланированными по графику <a href="#documents-schedule" id="documents-schedule"></a>

Что бы система связала эти документы должны совпадать:

1. Договор, по которому выставлены документы.
2. Период, за который выставлены документы.

Система не сравнивает:

1. Сумму документа, иногда она корректируется без заключения соглашения. Например, при компенсации неудобств арендатору или включении дополнительных услуг.
2. Дату документа, иногда она корректируется.

Например, вы вручную создали счет с периодом 01.02.2020-19.02.2020. При автосоздании счета за февраль система посчитает, что период 1-19.02.2020 уже выставлен и выставит счет только за 20-29.02.2020. Сумма счета посчитается как 9/29 от суммы за весь февраль независимо от суммы счета, выставленного вручную.

## Как настроить свои отчеты? <a href="#custom-reports" id="custom-reports"></a>

Вы можете за 5-15 минут построить любой отчет в Excel, экспортировав все нужные данные.

Рекомендуем изучить функции Excel:

* Сводная таблица - автоматическая сортировка, расчет суммы или средних значений из данных.
* ВПР и ГПР - автоматическая подстановка данных из одной таблицы в другую.\
  Например, у вас есть список активных договоров с колонкой «Контрагент» и отдельный список Контрагентов с колонкой «Телефон». Вы можете подставить Телефон в список Договоров и передать его секретарю для обзвона.

{% hint style="info" %}
Если вы считаете, что ваш отчет может быть полезен другим пользователям системы - пришлите пример нашей Поддержке, мы оценим его полезность и, возможно, добавим в готовые отчеты.
{% endhint %}

## E-mail отправителя счетов и актов арендаторам <a href="#email-source" id="email-source"></a>

Сервис отправляет письма Заказчикам (Арендаторам) с адреса `Робот {НазваниеИсполнителя} <robot@pro.rent>`.

В поле `Reply-To` (кому ответить) будет подставлен email из карточки Исполнителя. Если ваш арендатор нажмет кнопку «Ответить», то письмо придет только на ваш адрес.


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.pro.rent/d/faq/functions.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.