Возможности

Список всех возможностей системы автоматизации аренды Pro.rent.

Облако или коробка

Где разместить данные:

• В нашем облаке. Мы размещаем ваши данные в зашифрованном виде в дата-центрах высшего уровня Tier III.

• На серверах заказчика.

	Облако	Коробка
Функционал	Одинаковый	Одинаковый
Стоимость максимального тарифа	450 000 ₽ в год	1 400 000 ₽ разово за пожизненную лицензию, входит 1 год обновлений и поддержки
Площади, количество объектов, договоров и пользователей	Без ограничений	Без ограничений
Обновления и поддержка	Входит в тариф без ограничений по обращениям	200 000 ₽ в год со второго года. Без ограничений по обращениям
Производительность	Ответственность pro.rent	Ответственность заказчика
Надежность	99,9% по договору	Ответственность заказчика
Резервное копирование	Ответственность pro.rent	Ответственность заказчика
Скорость восстановления	Не более 41 минуты	Ответственность заказчика
Срок потери данных*	Не более 2 минут	Ответственность заказчика

* Например, резерное копирование сервера заказчика ведется по субботам. Если сбой произойдет в пятницу вечером, то будут потеряны данные за неделю.

Управление реестром объектов недвижимости

1. Ведение иерархического справочника объектов недвижимости с широким набором характеристик

Реестр объектов

Поэтажная информация об объекте

Структура хранения данных об объектах:

1. Верхний уровень – Объект. Это здание или земельный участок с адресом.

2. Объекты состоят из Секций. Первая секция создается автоматически. Это опциональная возможность разделить объект на части. Примеры использования:

   1. Объект – это земельный участок, а секции – строения на нем.

   2. Объект – это большое здание, состоящее из нескольких частей. Каждая часть – это секция. Вы сможете загрузить отдельные планы этажей для разных секций объекта, для каждой секции будет доступна отдельная аналитика.

3. Секции состоят из Этажей. К этажам загружается план-подложка.

4. Этажи состоят из Помещений. Помещения отмечаются рамками на плане-подложке этажа.

2. Удобное и простое создание графических планов размещения объектов

Удобная «рисовалка» без переключения в другие программы.

3. Оперативный просмотр размещения помещений на плане

4. Автоматическое вычисление статусов занятости помещений из наличия договоров аренды

5. Формирование реестра объектов недвижимости с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам

6. Формирование графической отчетности на основе планов этажей с цветовым выделением помещений в зависимости от статуса

7. Автоматическое формирование и актуализация публичного сайта с объектами и интерактивными планами этажей

Сайт может работать в 2 режимах:

1. Полностью автоматически созданный сайт на основе шаблона pro.rent. Пример: ukgorizont.ru.

2. Вставка виджетов интерактивных планов в существующий сайт заказчика. Пример: sibpromstroy.ru.

Виджет интерактивных планов на сайте застройщика

8. Интеграция с ЦИАН, Авито и Я.Недвижимость

Автоматическая выгрузка объявлений о свободных помещениях на классифайды. После заключения договора аренды объявления автоматически снимаются с публикации.

Управление договорами аренды

1. Создание и учет первичных документов по договорам аренды

Создание документов по шаблонам:

1. Основной договор аренды.

2. Дополнительные соглашения.

3. Расторжение договора аренды.

4. Акт приема-передачи арендуемых помещений.

5. Акт приема-возврата арендуемых помещений.

Система напоминает о:

1. Договорах в статусе «Черновик».

2. Договорах в статусе «Забронировано».

3. Отсутствии оригиналов документов.

4. Государственной регистрации длительных договоров аренды. Для РФ – более 1 года, для других стран учитывается местное законодательство.

2. Уведомления об окончании договоров аренды

Система автоматически рассылает уведомления ответственным менеджерам и арендаторам:

• О приближении окончания договора.

• О приближении начала действия доп. соглашения.

• О начале и окончании арендных каникул и скидок.

3. Автоматическое вычисление статусов занятости помещений из наличия договоров аренды

4. Поиск контрагентов в ЕГРЮЛ по любым полям

Удобно добавлять контрагента не только по ИНН, но и:

• По названию + адресу.

• По названию + фамилии директора.

В карточке контрагента автоматически заполняются не только все стандартные реквизиты, но и:

• Подписант, действующий на основании Устава.

• Подписант автоматически просклоняется в родительном падеже «в лице Голуба Романа Вениаминовича».

Можно указать неограниченное количество подписантов по доверенности.

5. Автоматический контроль статуса контрагентов по ЕГРЮЛ: реорганизация, ликвидация и т.п.

6. Разделение услуг на постоянную и переменную части

7. Гибкое управление способами начисления и ставками на услуги, хранение истории изменения ставок

8. Использование произвольных шаблонов формата Microsoft Word для печати документов

Гибкие настройки уменьшают количество шаблонов:

• Скрытие блоков текста с перенумерацией пунктов после них. Например, если в договоре не предусмотрены арендные каникулы, то весь блок про них можно скрыть, а не делать 2 разных шаблона.

• Подстановка пунктов в зависимости от типа контрагента-арендатора позволяет добавить один шаблон вместо двух. Например:

  • Список учредительных документов для ИП и юр.лица может быть разным.

  • Для арендаторов-ИП в договор будет добавляться страница согласия обработки персональных данных, а для арендаторов-юр.лиц не будет.

9. Печать графических планов с выделением сдаваемых в аренду объектов в качестве приложений к договорам

10. Хранение контактов с телефонными номерами и email в карточке арендатора

11. Многократное изменение ставок на услуги в пределах одного договора

12. Учет аренды с перерывами

13. Управление договорами субаренды

14. Управление договорами только на коммуналку

Применяется если договоры аренды заключаются с УК, а договоры на коммуналку заключаются арендаторами напрямую с собственниками помещений.

15. Управление договорами только на услуги

Например, применяется для автоматического выставления счетов и актов операторам связи, размещающим свое оборудование по договорам оказания услуг, а не аренды помещения.

16. Формирование графической отчетности на основе планов размещения объектов с цветовым выделением помещений в зависимости от их статуса

17. Проверка занятости помещения при создании нового договора аренды

18. Сдача одного помещения нескольким арендаторам

19. Сдача одного помещения от нескольких арендодателей (собственников)

20. Формирование реестра договоров аренды с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам

21. Сохранение всей истории изменения договоров с указанием ФИО сотрудника и даты/времени

Управление взаиморасчетами по аренде

1. Гибкая настройка детализации взаиморасчетов с арендаторами: по договорам, периодам оплаты, объектам, услугам, счетам на оплату

2. Учет первичных документов по аренде: счетов, актов об оказании услуг, счетов-фактур. Возможность печати документов как в сводной форме, так и с детализацией по объектам и/или услугам

3. Автоматическое формирование счетов на оплату и актов об оказании услуг

Счета формируются полностью автоматически по расписанию, например, «за 10 дней до срока оплаты» и отправляются арендаторам на email с контролем открытия писем.

Акты и счета-фактуры (если есть НДС) формируются полностью автоматически в последний день месяца.

Автоматически учитываются доп.соглашения и арендные каникулы. Если они начинают действовать в середине месяца, то месячная стоимость рассчитывается пропорционально количеству дней.

Доступна пакетная печать сформированных документов.

Формирование итоговых показателей по документам с учетом фильтров.

Например, можно выбрать фильтр «Период услуг = за 01.08.2023-31.08.2023» - будет аналитика за август. В нее попадут:

• счета, выставленные в июле на аванс за август;

• счета, выставленные в августе и сентябре на окончательную оплату за август.

• К оплате - общая сумма неоплаченной части счетов, в т.ч. просроченных и непросроченных. Если счет оплачен частично, то будет учтена только «сумма к доплате».

• Долг - неоплаченная сумма только просроченных счетов. Если счет оплачен частично, то будет учтена только сумма «к доплате».

• Аванс - не разнесенные поступления в разделе «Деньги». Если их разнести, то пропорционально уменьшатся поля «к оплате» и «долг».

• Счета - общая полная сумма всех выставленных счетов независимо от отплат.

• Акты - общая сумма всех выставленных актов.

4. Вставка печати и подписи арендодателя в первичные документы

Отправляйте счета на оплату со сканами печати и подписи.

5. Расчет аренды за неполный период

Расчет ведется пропорционально фактическому количеству дней.

6. Графическое составление схемы подключения счетчиков на переменные услуги

Для объекта один раз настраивается схема подключения счетчиков, в ней настраивается алгоритм начисления переменной части.

Схема подключения счетчиков электроэнергии

В договорах аренды не нужно настраивать алгоритм, достаточно отметить галочками какие виды коммуналки нужно начислять дополнительно к постоянной части.

7. Расчет оплаты за переменные услуги с учетом показаний счетчиков

• Возможность распределения потребления счетчика по нескольким помещениям пропорционально площади.

• Автоматический учет потребления дочерних счетчиков, если счетчик арендатора подключен транзитом после счетчика другого арендатора.

• Автоматическое выставление счетов на аванс за переменную часть и их учет при окончательном расчете.

Загружаются акты РСО (ресурсоснабжающих организаций) и перевыставляются арендаторам.

8. Расчет начислений по произвольным услугам переменной части

9. Начисление процентов с торгового оборота арендатора

Функция в разработке.

10. Автоматическое заполнение сроков оплаты в счетах по условиям договора аренды

11. Учет обеспечительных платежей (депозитов)

12. Учет договоров по агентской схеме

Функция «Агентская схема» позволяет формировать Арендаторам счета и акты по договорам аренды с применением агентских договоров согласно гл. 52 ГК РФ.

В предмет договора аренды можно добавить помещения и услуги, оказываемые от имени Агента (Арендодателя) по поручению Принципала на основании агентского договора.

Pro.rent создаст Арендатору несколько счетов и актов на постоянную часть:

• Постоянная часть аренды и услуги, оказываемые Арендодателем самостоятельно. Если в договоре указано несколько арендодателей, то от имени каждого будет создан отдельный счет/акт в сумме его доли. НДС будет рассчитан согласно режиму налогообложения Арендодателя.

• Постоянная часть аренды и услуги, оказываемые от имени Агента по поручению Принципала на основании агентского договора. Если в договоре аренды указано несколько агентских договоров, то на каждый будет создан отдельный счет/акт, включающий все помещения и услуги по данному агентскому договору. НДС будет рассчитан согласно режиму налогообложения Принципала.

Настройка функции:

1. Включить модуль «Агентская схема» в разделе «Настройки портала».

1. Добавить контрагентов-Принципалов в разделе «Контрагенты». Если они были добавлены ранее, то отредактировать их:

• Включить галочку «Может быть Принципалом».

• Указать систему налогообложения.

1. Добавить Агентские договоры в разделе «Договоры –> Агентские договоры».

1. Заполнить справочник услуг в разделе «Настройки портала –> Услуги»:

• Если агентские услуги еще не добавлены, то добавить их одноименной кнопкой.

• Если агентские услуги уже добавлены, то отредактировать их, указав агентский договор.

1. Добавить в договоры с арендаторами услуги из справочника, если они не были добавлены ранее. НДС при этом автоматически изменится на НДС Принципала. Для этого откройте договор аренды на изменение:

В результате, на каждый период будет 2 счета и 2 акта:

• на постоянную часть аренды, включая услуги, оказываемые Арендодателем напрямую.

• на услуги, оказываемые по агентскому договору.

13. Отчетность по взаиморасчетам с арендаторами с аналитикой по периодам, услугам, объектам аренды, счетам на оплату

14. Автоматическое формирование претензий и расчет пени

15. Учет движения наличных и безналичных денежных средств и валютных операций

Выписки можно загружать в систему:

• импортированием выписки, экспортированной из банк-клиента в формате 1С.

• импортированием выписки, экспортированной из 1С.

16. Анализ просрочек платежей

17. Отчеты

Динамика заполняемости объектов

Приток и отток арендаторов

Активные договоры и потери от COVID-скидок (скоро)

План-факт и дебиторская задолженность (скоро)

Управление эксплуатацией объектов недвижимости

Модуль находится в разработке.

1. Планирование мероприятий по техническому обслуживанию объектов недвижимости (плановый и текущий ремонт, регламентные работы и т.п.)

2. Оформление и контроль заявок арендаторов

• Обслуживание.

• Аренда конференц-залов, переговорок и т.п.

• Выдача пропусков на ресепшен и парковку.

3. Учет и классификация фактических затрат на эксплуатацию