# Первичная настройка
Рекомендуем выбрать самый маленький объект или один этаж объекта для прохождения пп.1–8 чек-листа. В процессе внесения данных о первом объекте сотрудник обучится работе с системой и его производительность по добавлению остальных объектов увеличится в 3 раза.
По опыту, заполнение всех данных на 3000 м² занимает 3–5 рабочих дней одного сотрудника со стандартными перерывами на чай-кофе и обед. После внесения 3000 м² производительность сотрудника вырастает до 5 000 – 10 000 м² в неделю.
## **Чек-лист**
1. Подготовить планы этажей.
2. Добавить Объекты–Секции–Этажи–Помещения.
3. Добавить контрагентов-исполнителей (арендодателей).
4. Настроить шаблоны договоров, соглашений, актов приема-передачи.
5. Настроить список услуг.
6. Настроить дату начала учета и временный запрет автоотправки документов на email арендаторам.
7. Настроить модуль Коммуналка:
1. Настроить схемы подключения счетчиков в «Объект-Схема счетчиков».
2. Ввести показания счетчиков в «Объект-Показания счетчиков».
8. Добавить договоры аренды (субаренды) и создать счета на первый месяц.
9. Настроить интеграцию с 1С.
10. Обучить бухгалтера загружать платежи в pro.rent.
11. Ввести остатки (дебиторка и кредиторка).
## 1. **Подготовить планы этажей**
Планы этажей – это картинки-подложки, на которых в дальнейшем рамочками отмечаются границы помещений.
Рекомендации к файлам-подложкам этажей:
1. Формат: jpeg или png.
2. Черно-белое изображение, без серой заливки.\
Система сама зальет помещения цветами в зависимости от их статуса.
3. Размер файла не менее 1180 пикселей по ширине.\
Лучше 3000-4000 пикселей по ширине, они отлично смотрятся на дисплеях Retina/4K и печатаются в приложениях к договорам.\
Система сама понижает разрешение при необходимости.
4. Не должно быть заголовков, система сама подпишет адрес и название этажа.
5. Не должно быть номеров помещений, система сама их подписывает. Это сделано, что бы вы могли самостоятельно переименовывать помещения в системе.
6. Система сама выводит площадь всего помещения. Если хотите подписать площадь каждой комнаты в помещении - делайте это ближе к краю, т.к. система подписывает помещения в геометрическом центре. В будущих версиях будет возможность сместить текст, генерируемый системой.
7. Удалите лишние элементы и надписи, особенно снаружи здания: строительные оси, кадастровые номера и т.п.
8. Не должно быть белых полей вокруг, кадрируйте план по внешней границе объекта. Система сама масштабирует планы для лучшего отображения.
{% hint style="info" %}
Если у вас этажи разного размера, то лучше их отрисовать в одном масштабе, а размеры файлов в пикселях делать одинаковыми. В этом случае у меньших этажей появится белое поле вокруг. При отображении этажи находятся друг под другом и в одинаковом масштабе выглядят лучше.
{% endhint %}
## 2. **Добавить Объекты–Секции–Этажи–Помещения**
Где: меню [Объекты](https://portal.pro.rent/buildings).
Структура хранения данных об объектах:
1. Верхний уровень – Объект.\
Это здание или земельный участок с адресом.
2. Объекты состоят из Секций.\
Первая секция создается автоматически. Это опциональная возможность разделить объект на части. Примеры использования:
1. Объект – это земельный участок, а секции – строения на нем.
2. Объект – это большое здание, состоящее из нескольких частей. Каждая часть – это секция.\
Вы сможете загрузить отдельные планы этажей для разных секций объекта, для каждой секции будет доступна отдельная аналитика.
3. Секции состоят из Этажей.\
К этажам загружается план-подложка.
4. Этажи состоят из Помещений.\
Помещения отмечаются рамками на плане-подложке этажа.
Рекомендации по отметке помещений на планах:
1. Обводите помещения по внутренней границе стен, отступая от нее на 1 пиксель внутрь. Это позволит избежать наложения линий разных цветов друг на друга и увеличит читаемость плана.
2. Удерживайте Shift для вертикальных и горизонтальных сегментов.
## 3. **Добавить контрагентов-исполнителей (арендодателей)**
Где: меню [Контрагенты](https://portal.pro.rent/contractors).
Добавьте всех ваших исполнителей по договорам, количество не ограничено.
Указать:
1. Систему налогообложения: ОСНО/УСН, влияет на НДС.
2. Префикс счетов и актов. Нужно для исключения дублирования нумерации документов в pro.rent и 1С. [Подробнее о нумерации документов в 1С](https://docs.pro.rent/d/faq/functions#numeraciya-dokumentov-v-1s).
3. Скан печати, если вы хотите вставлять ее в счета.
4. Подписантов на основании Устава и доверенностей. Для каждого загрузить свою подпись.
5. Email, с которого будут отправляться письма арендаторам.
6. Банковский счет.
{% hint style="success" %}
Контрагенты-заказчики (арендаторы) добавляются во время добавления договоров аренды.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
#### Как импортировать Контрагентов из 1С?
Никак, это принесет больше вреда, чем пользы:
1. Договоры аренды все равно добавлять вручную по одному, т.к. нужно указывать помещения.
2. Во время добавления Договора можно добавить Контрагента, указав всего 3 числа: ИНН, БИК, Р/С. Остальные данные заполняются автоматически из актуального ЕГРЮЛ, это очень быстро.
3. Штатный экспорт из 1C выгружает всех контрагентов, фильтра в 1С нет. Это много лишних контрагентов, с которыми вы давно не работаете. Лишние данные, хоть и незначительно, но все же замедляют работу.
4. В 1С могут быть устаревшие данные, у контрагентов периодически меняются р/с, директор, КПП, юр.адрес и т.п.
{% endhint %}
## 4. **Настроить шаблоны договоров, соглашений, актов приема-передачи**
Где: меню [Настройки портала –> Шаблоны](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings/templates).
Шаблон – это обычный DOCX (Word) файл, в который вместо «\_\_\_\_» вставляются переменные вида {Переменная}, например: {Исп.ПолноеНазвание}, {СуммаИтого}.
В систему уже загружены шаблоны по умолчанию, вы можете их отредактировать или загрузить свои.
Количество шаблонов каждого документа не ограничено.
{% content-ref url="/pages/-MAVO2z7Uh8Vdpn3pnbk" %}
[Шаблоны документов](/d/faq/templates.md)
{% endcontent-ref %}
## 5. **Настроить список услуг**
Где: меню [Настройки портала –> Услуги](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings/services).
Если вы предоставляете ежемесячные услуги с фиксированной стоимостью, то лучше задать их список (с наименованием, единицами измерения и категориями) и запретить произвольные услуги:
1. Ваши менеджеры при добавлении договоров не смогут указывать произвольные названия, а только выбирать из указанного списка.
2. Дальнейший анализ будет намного проще, т.к. не будет «почти одинаковых названий» вроде «Эксп.услуги», «Эксплуатационные услуги», «Эксплуатация» и т.п.
## 6. **Дата начала учета и временный запрет автоотправки документов на email арендаторам**
Где: меню [Настройки портала –> Общие](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings).
### **6.1. Настроить дату, с которой будет вестись учет счетов, актов и дебиторки в pro.rent**
По сути, это дата начала использования pro.rent. Начиная с этой даты в pro.rent нужно вести все счета и акты по аренде и доп.услугам.
Например, если вы выбрали 01.01.2020, то в pro.rent должны быть созданы счета за аренду начиная с января 2020, вы это сделаете на этапе добавления договоров (п.8 чек-листа).
Рекомендуем выбирать первое число удобного месяца.
### 6.2. **Запретить автоотправку счетов и актов на email арендаторам**
Автоотправка счетов и актов на email арендаторам работает так:
1. Значение по умолчанию для новых договоров задается в [Настройки портала –> Общие](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings).
2. В каждом договоре индивидуальная настройка автоотправки. Значение по умолчанию берется из настроек портала, но для конкретных договоров его можно изменить. Например, можно не отправлять счета по договору, если у вас взаимозачет услугами с этим арендатором.
3. Перед автоотправкой система смотрит, не запрещена ли автоотправка в [Настройки портала –> Общие](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings).
{% hint style="info" %}
В период тестирования системы очень удобно запретить автоотправку именно в Настройках портала, а в договорах сразу включить «Отправлять на email». Тогда после принятия решения об использовании Pro.rent вы сможете разрешить автоотправку одним кликом, а не редактировать все договоры.
{% endhint %}
## 7. **Настроить модуль Коммуналка**
1. Один раз вводите схему подключения помещений к счетчикам в разделе «Объекты – Нужный объект – закладка «Схема счетчиков»».
2. Ежемесячно вводите показания счетчиков в разделе «Объекты – Нужный объект – Показания счетчиков».
3. Ежемесячно подгружаете в pro.rent акты от РСО (ресурсоснабжающих организаций) в раздел «Коммуналка».
4. Отмечаете нужные акты РСО галочками и нажимаете кнопку «Перевыставить арендаторам», система автоматически:
a. Рассчитывает сумму коммуналки каждому арендатору на основании схемы подключения счетчиков.
b. Выставляет счета и акты, прикладывает методику расчета и копию актов от РСО.
{% content-ref url="/pages/-MAynj7YH4WOvd9jpar4" %}
[Коммуналка](/d/faq/utility.md)
{% endcontent-ref %}
## 8. **Добавить договоры аренды (субаренды)**
Где: меню [Договоры](https://portal.pro.rent/contracts).
Поля карточки договора:
#### 1. Тип
* Аренда.
* Субаренда.
* Только коммуналка.\
Используйте, если у вас на коммуналку отдельный договор, например, напрямую с собственником помещения, а договор аренды с УК.
* Услуги.\
Используйте, если у вас договор на услуги без аренды, например «Аренда оптоволокна» с оператором связи.
#### 2. Период действия
По этому периоду будут проставлены даты в актах приема-передачи помещений.
#### 3. Статус
1. Черновик.\
Система не будет автоформировать счета и акты, не будет учитывать дебиторку. На интерактивном плане помещение останется зеленым – свободно.
2. Забронировано.\
Система не будет автоформировать счета и акты, не будет учитывать дебиторку. На интерактивном плане помещение станет оранжевым – забронировано.
3. Нет оригинала.\
Используйте для договоров, которые активны, но оригинал договора вам еще не вернули. Система будет автоформировать счета и акты, учитывать дебиторку,на интерактивном плане помещение станет красным – арендовано. В реестре договоров будет оранжевая метка «Нет оригинала».
4. Подписан.\
Основной статус для краткосрочных договоров. Если договор более 1 года (для других стран система учитывает местное законодательство), то в реестре договоров будет оранжевая метка «Требует регистрации».
5. Зарегистрирован.\
Основной статус для долгосрочных договоров.
6. Не требует подписания.\
Используйте для виртуальных договоров, например между собственником и УК, чтобы помещения, занимаемые УК, были «арендовано» на интерактивном плане.
7. Отменен.\
«Черновики» и «Забронировано» нужно переводить в этот статус, если сделка отменилась.
Подписанные договоры автоматически переходят в статус «Завершено» по истечению их периода или после подписания соглашения о расторжении.
#### 4. Шаблон
Выберите шаблон для нового договора. После сохранения карточки договора будет сформирован docx-файл с текстом договора и экспликацией. Если в процессе согласования с арендатором вы внесете в него правки, то вернитесь в редактирование договора, переключите селектор в «Файл» и загрузите согласованную редакцию.
#### 5. Ответственный
По умолчанию – это сотрудник, добавляющий договор, он будет получать уведомления от системы об автовыставлении счетов и актов, а также о приближении даты окончания договора. Если указать сотрудника, отличающего от текущего, то он получит уведомление на email о назначении его ответственным за этот договор.
#### 6. Исполнитель (арендодатель)
#### 7. Заказчик (арендатор)
Если заказчика нет в списках контрагентов, его следует добавить кнопкой «+».
{% hint style="info" %}
Для российских контрагентов работает поиск по ЕГРЮЛ по всем полям, например, можно искать по названию и городу или фамилии директора. Обычно это быстрее, чем вбивать ИНН.
Поиск по ЕГРЮЛ заполнит не только основные реквизиты, но и подписанта, действующего на основании Устава, а также просклоняет его в родительном падеже «в лице…».
При необходимости добавьте подписантов по доверенности.
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
В карточке контрагента-заказчика рекомендуем указать все контакты с телефонами и email, например:
* Юрист.
* Секретарь.
* АХОшник.
* Ответственный за пож.безопасность.
Хранить их в pro.rent намного удобнее, чем в Excel. Карточку контрагента можно открыть в один клик, например из реестра должников.
{% endhint %}
#### 8. Условия оплаты
На основании этого раздела система построит график выставления счетов. После сохранения договора вы сможете посмотреть его в карточке договора в закладке «Счета и акты».
#### 9. Счета и акты
Настройте как будут автовыставляться счета и акты.
{% hint style="info" %}
**Особенность автоматического выставления счетов и актов на постоянную часть**
Счета и акты по графику автоматически создаются в полночь по Гринвичу (00:00UTC+0) за 10 дней до даты оплаты. В «Настройки портала» вы можете изменить это значение.
Система сама не создает документы задним числом или днём добавления договора. Это сделано для того, чтобы при сохранении договора, например, с ошибкой в стоимости, вашим арендаторам автоматически не отправились неверные счета.
После сохранения договора система предложит перейти в закладку «Счета и акты» и подтвердить выставление документов, они будут подсвечены оранжевым.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
**Как выставлять счета и акты на переменную часть**
[Чек-лист ежемесячной работы с модулем «Коммуналка»](https://docs.pro.rent/d/faq/utility#chek-list-ezhemesyachnoi-raboty).
{% endhint %}
#### 10. Таблица «Помещения»
В этой таблице задается постоянная часть аренды за помещения.
На основании этой таблицы будет сформирован акт передачи помещений.
Нажмите «Добавить из списка» и выберите нужные помещения на интерактивном плане.
#### 11. Таблица «Постоянные услуги»
В этой таблице задаются услуги, увеличивающие постоянную часть арендной платы.
Например:
1. Эксплуатационные затраты.
2. Услуги клининга.
3. Аренда паркоместа.
#### 12. Переменная часть
Отметьте галочками виды коммуналки, которые начисляются дополнительно к постоянной части.
Например, можно отметить:
* электроэнергия и водоснабжение оплачиваются дополнительно;
* галочку отопления не ставить, если оно входит в постоянную часть.
#### 13. Общее
* Депозит.\
На текущий момент это просто переменная для заполнения файла договора, счет на депозит нужно создать вручную после сохранения договора.
{% hint style="info" %}
В будущем мы улучшим раздел «Депозит», будет автоматизированный учет расходования депозита и создание счетов на его пополнение.
{% endhint %}
* Восстановительный платеж.\
Некоторые УК прописывают в договоре сумму восстановительного платежа, если помещение возвращается в состоянии хуже, чем арендатор его принял. Обычно суммы в 1 месяц аренды достаточно для проведения косметического ремонта всего помещения, при этом не возникает споров с арендатором, предлагающим покрасить только 1 грязную стену.
* Уведомить за N дней.\
Ответственный за договор и заказчик получат уведомления на email об окончании действия договора.
#### 14. Акт передачи и акт возврата помещения
Выберите шаблон и укажите подписантов этих документов. Подписанты актов приема-передачи могут отличаться от подписантов договора.
#### 15. Дополнительные условия
В это поле можно вписать все, что не предусмотрено полями выше, и вставить в файл договора переменной {ДопУсловия}.
#### 16. Файлы
Перетащите в это поле скан договора после его подписания и другие документы, имеющие отношение к договору. Количество файлов не ограничено, каждый файл не более 100Мбайт.
#### 17. Комментарий
Например, можно указать, что это перезаключение предыдущего договора на 11 месяцев или устные договоренности, не прописанные в тексте договора.
## **9. Настроить интеграцию с 1С**
1. В меню [Настройки портала –> Общие](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings) указать формат номера договора в 1С.
2. В меню [Настройки портала –> Экспорт в 1С](https://portal.pro.rent/subscription/portal-settings/export-schedules) указать график отправки документов в формате 1С на email бухгалтера, например, «по 1 числам месяца все документы за прошлый месяц».
3. Бухгалтер получит документы в родном формате 1С EnterpriseData-XML и инструкцию где находится функция «Импорт» в 1С.
[Подробнее об экспорте документов из Pro.rent в 1C](https://docs.pro.rent/d/faq/functions#1c-sync).
## 10. Обучить бухгалтера загружать платежи в pro.rent
Где: меню [Деньги](https://portal.pro.rent/payments).
Обычно бухгалтер загружает банковскую выписку в 1С так:
1. Экспортирует выписку из банк-клиента в формате 1С.
2. Импортирует полученный файл в 1С.
Сразу после этого бухгалтеру следует зайти в pro.rent –> меню [Деньги](https://portal.pro.rent/payments) –> нажать кнопку «Импорт» и загрузить этот же файл с банковской выпиской:
* Pro.rent автоматически разнесет входящие платежи и отметит соответствующие счета оплаченными.
* Некоторые платежи автоматически могут не разнестись, их нужно найти галочкой «Требующие внимания» и разнести вручную.
Альтернативный вариант – [загружать банковскую выписку в pro.rent из 1C](https://portal.pro.rent/payments).
## 11. **Ввести остатки (дебиторку и кредиторку)**
В п.6 этого чек-листа вы выбрали дату начала использования Pro.rent.
На эту дату нужно:
1. Сформировать таблицу управленческой задолженности в Excel. Мы рекомендуем выгрузить таблицу бухгалтерской задолженности из 1С и добавить в нее управленческую задолженность – платежи, которые должны были поступить на дату сверки. Например, если при авансовой системе оплаты к 01.01.2020 вам не поступил платеж за январь, то его нужно добавить к бухгалтерской дебиторке на 01.01.2020.
2. Создать в pro.rent счета на каждого контрагента с управленческой дебиторкой:
1. Дата счета – день сверки.
2. Срок оплаты счета – день сверки.
3. Период услуг по счету можно не указывать.
4. В фактурной части счета указать «Дебиторская задолженность».
3. Создать в pro.rent платежки в меню [Деньги](https://portal.pro.rent/payments) на каждого контрагента с управленческой кредиторкой:
1. Дата платежки – день сверки.
2. Назначение платежа «Кредиторская задолженность» или «Кредиторская задолженность по договору № XXX от ДД.ММ.ГГГГ».
---
# Agent Instructions: Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:
```
GET https://docs.pro.rent/d/faq/configure.md?ask=
```
The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.