Первичная настройка

Чек-лист из 11 пунктов как настроить систему pro.rent: интерактивные планы этажей, реестр договоров аренды, автоматическое начисление коммуналки, интеграцию с 1С и банками.

Рекомендуем выбрать самый маленький объект или один этаж объекта для прохождения пп.1–8 чек-листа. В процессе внесения данных о первом объекте сотрудник обучится работе с системой и его производительность по добавлению остальных объектов увеличится в 3 раза.

По опыту, заполнение всех данных на 3000 м² занимает 3–5 рабочих дней одного сотрудника со стандартными перерывами на чай-кофе и обед. После внесения 3000 м² производительность сотрудника вырастает до 5 000 – 10 000 м² в неделю.

Чек-лист

1. Подготовить планы этажей.

2. Добавить Объекты–Секции–Этажи–Помещения.

3. Добавить контрагентов-исполнителей (арендодателей).

4. Настроить шаблоны договоров, соглашений, актов приема-передачи.

5. Настроить список услуг.

6. Настроить дату начала учета и временный запрет автоотправки документов на email арендаторам.

7. Настроить модуль Коммуналка:

   1. Настроить схемы подключения счетчиков в «Объект-Схема счетчиков».

   2. Ввести показания счетчиков в «Объект-Показания счетчиков».

8. Добавить договоры аренды (субаренды) и создать счета на первый месяц.

9. Настроить интеграцию с 1С.

10. Обучить бухгалтера загружать платежи в pro.rent.

11. Ввести остатки (дебиторка и кредиторка).

1. Подготовить планы этажей

Планы этажей – это картинки-подложки, на которых в дальнейшем рамочками отмечаются границы помещений.

Образец плана-подложки

Так он отобразится в системе после отметки на нем помещений

Рекомендации к файлам-подложкам этажей:

1. Формат: jpeg или png.

2. Черно-белое изображение, без серой заливки. Система сама зальет помещения цветами в зависимости от их статуса.

3. Размер файла не менее 1180 пикселей по ширине. Лучше 3000-4000 пикселей по ширине, они отлично смотрятся на дисплеях Retina/4K и печатаются в приложениях к договорам. Система сама понижает разрешение при необходимости.

4. Не должно быть заголовков, система сама подпишет адрес и название этажа.

5. Не должно быть номеров помещений, система сама их подписывает. Это сделано, что бы вы могли самостоятельно переименовывать помещения в системе.

6. Система сама выводит площадь всего помещения. Если хотите подписать площадь каждой комнаты в помещении - делайте это ближе к краю, т.к. система подписывает помещения в геометрическом центре. В будущих версиях будет возможность сместить текст, генерируемый системой.

7. Удалите лишние элементы и надписи, особенно снаружи здания: строительные оси, кадастровые номера и т.п.

8. Не должно быть белых полей вокруг, кадрируйте план по внешней границе объекта. Система сама масштабирует планы для лучшего отображения.

Если у вас этажи разного размера, то лучше их отрисовать в одном масштабе, а размеры файлов в пикселях делать одинаковыми. В этом случае у меньших этажей появится белое поле вокруг. При отображении этажи находятся друг под другом и в одинаковом масштабе выглядят лучше.

2. Добавить Объекты–Секции–Этажи–Помещения

Где: меню Объекты.

Структура хранения данных об объектах:

1. Верхний уровень – Объект. Это здание или земельный участок с адресом.

2. Объекты состоят из Секций. Первая секция создается автоматически. Это опциональная возможность разделить объект на части. Примеры использования:

   1. Объект – это земельный участок, а секции – строения на нем.

   2. Объект – это большое здание, состоящее из нескольких частей. Каждая часть – это секция. Вы сможете загрузить отдельные планы этажей для разных секций объекта, для каждой секции будет доступна отдельная аналитика.

3. Секции состоят из Этажей. К этажам загружается план-подложка.

4. Этажи состоят из Помещений. Помещения отмечаются рамками на плане-подложке этажа.

Детализация объекта по этажам

Рекомендации по отметке помещений на планах:

1. Обводите помещения по внутренней границе стен, отступая от нее на 1 пиксель внутрь. Это позволит избежать наложения линий разных цветов друг на друга и увеличит читаемость плана.

2. Удерживайте Shift для вертикальных и горизонтальных сегментов.

Образец отметки помещений на плане-подложке

3. Добавить контрагентов-исполнителей (арендодателей)

Где: меню Контрагенты.

Добавьте всех ваших исполнителей по договорам, количество не ограничено.

Указать:

1. Систему налогообложения: ОСНО/УСН, влияет на НДС.

2. Префикс счетов и актов. Нужно для исключения дублирования нумерации документов в pro.rent и 1С. Подробнее о нумерации документов в 1С.
3. Скан печати, если вы хотите вставлять ее в счета.

4. Подписантов на основании Устава и доверенностей. Для каждого загрузить свою подпись.

5. Email, с которого будут отправляться письма арендаторам.

6. Банковский счет.

Контрагенты-заказчики (арендаторы) добавляются во время добавления договоров аренды.

Как импортировать Контрагентов из 1С?

Никак, это принесет больше вреда, чем пользы:

1. Договоры аренды все равно добавлять вручную по одному, т.к. нужно указывать помещения.

2. Во время добавления Договора можно добавить Контрагента, указав всего 3 числа: ИНН, БИК, Р/С. Остальные данные заполняются автоматически из актуального ЕГРЮЛ, это очень быстро.

3. Штатный экспорт из 1C выгружает всех контрагентов, фильтра в 1С нет. Это много лишних контрагентов, с которыми вы давно не работаете. Лишние данные, хоть и незначительно, но все же замедляют работу.

4. В 1С могут быть устаревшие данные, у контрагентов периодически меняются р/с, директор, КПП, юр.адрес и т.п.

4. Настроить шаблоны договоров, соглашений, актов приема-передачи

Где: меню Настройки портала –> Шаблоны.

Шаблон – это обычный DOCX (Word) файл, в который вместо «____» вставляются переменные вида {Переменная}, например: {Исп.ПолноеНазвание}, {СуммаИтого}.

В систему уже загружены шаблоны по умолчанию, вы можете их отредактировать или загрузить свои.

Количество шаблонов каждого документа не ограничено.

Шаблоны документов

5. Настроить список услуг

Где: меню Настройки портала –> Услуги.

Если вы предоставляете ежемесячные услуги с фиксированной стоимостью, то лучше задать их список (с наименованием, единицами измерения и категориями) и запретить произвольные услуги:

1. Ваши менеджеры при добавлении договоров не смогут указывать произвольные названия, а только выбирать из указанного списка.

2. Дальнейший анализ будет намного проще, т.к. не будет «почти одинаковых названий» вроде «Эксп.услуги», «Эксплуатационные услуги», «Эксплуатация» и т.п.

6. Дата начала учета и временный запрет автоотправки документов на email арендаторам

Где: меню Настройки портала –> Общие.

6.1. Настроить дату, с которой будет вестись учет счетов, актов и дебиторки в pro.rent

По сути, это дата начала использования pro.rent. Начиная с этой даты в pro.rent нужно вести все счета и акты по аренде и доп.услугам.

Например, если вы выбрали 01.01.2020, то в pro.rent должны быть созданы счета за аренду начиная с января 2020, вы это сделаете на этапе добавления договоров (п.8 чек-листа).

Рекомендуем выбирать первое число удобного месяца.

6.2. Запретить автоотправку счетов и актов на email арендаторам

Автоотправка счетов и актов на email арендаторам работает так:

1. Значение по умолчанию для новых договоров задается в Настройки портала –> Общие.
2. В каждом договоре индивидуальная настройка автоотправки. Значение по умолчанию берется из настроек портала, но для конкретных договоров его можно изменить. Например, можно не отправлять счета по договору, если у вас взаимозачет услугами с этим арендатором.

3. Перед автоотправкой система смотрит, не запрещена ли автоотправка в Настройки портала –> Общие.

В период тестирования системы очень удобно запретить автоотправку именно в Настройках портала, а в договорах сразу включить «Отправлять на email». Тогда после принятия решения об использовании Pro.rent вы сможете разрешить автоотправку одним кликом, а не редактировать все договоры.

7. Настроить модуль Коммуналка

1. Один раз вводите схему подключения помещений к счетчикам в разделе «Объекты – Нужный объект – закладка «Схема счетчиков»».

2. Ежемесячно вводите показания счетчиков в разделе «Объекты – Нужный объект – Показания счетчиков».

3. Ежемесячно подгружаете в pro.rent акты от РСО (ресурсоснабжающих организаций) в раздел «Коммуналка».

4. Отмечаете нужные акты РСО галочками и нажимаете кнопку «Перевыставить арендаторам», система автоматически:

   a. Рассчитывает сумму коммуналки каждому арендатору на основании схемы подключения счетчиков.

   b. Выставляет счета и акты, прикладывает методику расчета и копию актов от РСО.

Коммуналка

8. Добавить договоры аренды (субаренды)

Где: меню Договоры.

Поля карточки договора:

1. Тип

• Аренда.

• Субаренда.

• Только коммуналка. Используйте, если у вас на коммуналку отдельный договор, например, напрямую с собственником помещения, а договор аренды с УК.

• Услуги. Используйте, если у вас договор на услуги без аренды, например «Аренда оптоволокна» с оператором связи.

2. Период действия

По этому периоду будут проставлены даты в актах приема-передачи помещений.

3. Статус

1. Черновик. Система не будет автоформировать счета и акты, не будет учитывать дебиторку. На интерактивном плане помещение останется зеленым – свободно.

2. Забронировано. Система не будет автоформировать счета и акты, не будет учитывать дебиторку. На интерактивном плане помещение станет оранжевым – забронировано.

3. Нет оригинала. Используйте для договоров, которые активны, но оригинал договора вам еще не вернули. Система будет автоформировать счета и акты, учитывать дебиторку,на интерактивном плане помещение станет красным – арендовано. В реестре договоров будет оранжевая метка «Нет оригинала».

4. Подписан. Основной статус для краткосрочных договоров. Если договор более 1 года (для других стран система учитывает местное законодательство), то в реестре договоров будет оранжевая метка «Требует регистрации».

5. Зарегистрирован. Основной статус для долгосрочных договоров.

6. Не требует подписания. Используйте для виртуальных договоров, например между собственником и УК, чтобы помещения, занимаемые УК, были «арендовано» на интерактивном плане.

7. Отменен. «Черновики» и «Забронировано» нужно переводить в этот статус, если сделка отменилась.

Подписанные договоры автоматически переходят в статус «Завершено» по истечению их периода или после подписания соглашения о расторжении.

4. Шаблон

Выберите шаблон для нового договора. После сохранения карточки договора будет сформирован docx-файл с текстом договора и экспликацией. Если в процессе согласования с арендатором вы внесете в него правки, то вернитесь в редактирование договора, переключите селектор в «Файл» и загрузите согласованную редакцию.

5. Ответственный

По умолчанию – это сотрудник, добавляющий договор, он будет получать уведомления от системы об автовыставлении счетов и актов, а также о приближении даты окончания договора. Если указать сотрудника, отличающего от текущего, то он получит уведомление на email о назначении его ответственным за этот договор.

6. Исполнитель (арендодатель)

7. Заказчик (арендатор)

Если заказчика нет в списках контрагентов, его следует добавить кнопкой «+».

Для российских контрагентов работает поиск по ЕГРЮЛ по всем полям, например, можно искать по названию и городу или фамилии директора. Обычно это быстрее, чем вбивать ИНН.

Поиск по ЕГРЮЛ заполнит не только основные реквизиты, но и подписанта, действующего на основании Устава, а также просклоняет его в родительном падеже «в лице…».

При необходимости добавьте подписантов по доверенности.

В карточке контрагента-заказчика рекомендуем указать все контакты с телефонами и email, например:

• Юрист.

• Секретарь.

• АХОшник.

• Ответственный за пож.безопасность.

Хранить их в pro.rent намного удобнее, чем в Excel. Карточку контрагента можно открыть в один клик, например из реестра должников.

8. Условия оплаты

На основании этого раздела система построит график выставления счетов. После сохранения договора вы сможете посмотреть его в карточке договора в закладке «Счета и акты».

9. Счета и акты

Настройте как будут автовыставляться счета и акты.

Особенность автоматического выставления счетов и актов на постоянную часть

Счета и акты по графику автоматически создаются в полночь по Гринвичу (00:00UTC+0) за 10 дней до даты оплаты. В «Настройки портала» вы можете изменить это значение.

Система сама не создает документы задним числом или днём добавления договора. Это сделано для того, чтобы при сохранении договора, например, с ошибкой в стоимости, вашим арендаторам автоматически не отправились неверные счета.

После сохранения договора система предложит перейти в закладку «Счета и акты» и подтвердить выставление документов, они будут подсвечены оранжевым.

Как выставлять счета и акты на переменную часть

Чек-лист ежемесячной работы с модулем «Коммуналка».

10. Таблица «Помещения»

В этой таблице задается постоянная часть аренды за помещения.

На основании этой таблицы будет сформирован акт передачи помещений.

Нажмите «Добавить из списка» и выберите нужные помещения на интерактивном плане.

11. Таблица «Постоянные услуги»

В этой таблице задаются услуги, увеличивающие постоянную часть арендной платы.

Например:

1. Эксплуатационные затраты.

2. Услуги клининга.

3. Аренда паркоместа.

12. Переменная часть

Отметьте галочками виды коммуналки, которые начисляются дополнительно к постоянной части.

Например, можно отметить:

• электроэнергия и водоснабжение оплачиваются дополнительно;

• галочку отопления не ставить, если оно входит в постоянную часть.

13. Общее

• Депозит. На текущий момент это просто переменная для заполнения файла договора, счет на депозит нужно создать вручную после сохранения договора.

В будущем мы улучшим раздел «Депозит», будет автоматизированный учет расходования депозита и создание счетов на его пополнение.

• Восстановительный платеж. Некоторые УК прописывают в договоре сумму восстановительного платежа, если помещение возвращается в состоянии хуже, чем арендатор его принял. Обычно суммы в 1 месяц аренды достаточно для проведения косметического ремонта всего помещения, при этом не возникает споров с арендатором, предлагающим покрасить только 1 грязную стену.

• Уведомить за N дней. Ответственный за договор и заказчик получат уведомления на email об окончании действия договора.

14. Акт передачи и акт возврата помещения

Выберите шаблон и укажите подписантов этих документов. Подписанты актов приема-передачи могут отличаться от подписантов договора.

15. Дополнительные условия

В это поле можно вписать все, что не предусмотрено полями выше, и вставить в файл договора переменной {ДопУсловия}.

16. Файлы

Перетащите в это поле скан договора после его подписания и другие документы, имеющие отношение к договору. Количество файлов не ограничено, каждый файл не более 100Мбайт.

17. Комментарий

Например, можно указать, что это перезаключение предыдущего договора на 11 месяцев или устные договоренности, не прописанные в тексте договора.

9. Настроить интеграцию с 1С

1. В меню Настройки портала –> Общие указать формат номера договора в 1С.
2. В меню Настройки портала –> Экспорт в 1С указать график отправки документов в формате 1С на email бухгалтера, например, «по 1 числам месяца все документы за прошлый месяц».
3. Бухгалтер получит документы в родном формате 1С EnterpriseData-XML и инструкцию где находится функция «Импорт» в 1С.

Подробнее об экспорте документов из Pro.rent в 1C.

10. Обучить бухгалтера загружать платежи в pro.rent

Где: меню Деньги.

Обычно бухгалтер загружает банковскую выписку в 1С так:

1. Экспортирует выписку из банк-клиента в формате 1С.

2. Импортирует полученный файл в 1С.

Сразу после этого бухгалтеру следует зайти в pro.rent –> меню Деньги –> нажать кнопку «Импорт» и загрузить этот же файл с банковской выпиской:

• Pro.rent автоматически разнесет входящие платежи и отметит соответствующие счета оплаченными.

• Некоторые платежи автоматически могут не разнестись, их нужно найти галочкой «Требующие внимания» и разнести вручную.

Альтернативный вариант – загружать банковскую выписку в pro.rent из 1C.

11. Ввести остатки (дебиторку и кредиторку)

В п.6 этого чек-листа вы выбрали дату начала использования Pro.rent.

На эту дату нужно:

1. Сформировать таблицу управленческой задолженности в Excel. Мы рекомендуем выгрузить таблицу бухгалтерской задолженности из 1С и добавить в нее управленческую задолженность – платежи, которые должны были поступить на дату сверки. Например, если при авансовой системе оплаты к 01.01.2020 вам не поступил платеж за январь, то его нужно добавить к бухгалтерской дебиторке на 01.01.2020.

2. Создать в pro.rent счета на каждого контрагента с управленческой дебиторкой:

   1. Дата счета – день сверки.

   2. Срок оплаты счета – день сверки.

   3. Период услуг по счету можно не указывать.

   4. В фактурной части счета указать «Дебиторская задолженность».

3. Создать в pro.rent платежки в меню Деньги на каждого контрагента с управленческой кредиторкой:

   1. Дата платежки – день сверки.

   2. Назначение платежа «Кредиторская задолженность» или «Кредиторская задолженность по договору № XXX от ДД.ММ.ГГГГ».